ERP für den Wohnmobilhandel: Fahrzeug, Vermietung und Werkstatt in einem System
CARAVAN ONE erweitert SAP Business One um das, was ein Reisemobil- und Caravanhändler täglich braucht: einen Fahrzeugstammsatz, an dem Einkauf, Verkauf, Lager, Werkstatt, Service und Dokumente zusammenlaufen – statt Fahrzeugliste in Excel, Mietplan an der Wand und Werkstattzettel im Ordner.
Entwickelt von der init consulting AG gemeinsam mit einem Händler aus der Branche. Auf Basis von SAP Business One, dem ERP-System für den Mittelstand.
Kurz erklärt: Was ist CARAVAN ONE?
CARAVAN ONE ist ein Zusatzmodul für SAP Business One. Es bildet die Abläufe eines Reisemobil- und Caravanhändlers ab: Fahrzeugstammdaten, Vermietung, Inzahlungnahme, Werkstattauftrag, Qualitätssicherung und Serviceabruf – innerhalb derselben Datenbank wie Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf und Lager.
Es ist kein eigenständiges ERP-System. Ohne eine Installation von SAP Business One läuft es nicht. Entwickelt und gepflegt wird es von der init consulting AG in Kösching bei Ingolstadt, gemeinsam mit einem Händler aus der Branche.
- Art
- Zusatzmodul (Add-on)
- Basis
- SAP Business One
- Datenbank
- SAP HANA oder Microsoft SQL Server
- Zielgruppe
- Reisemobil-, Caravan- und Wohnwagenhändler mit Verkauf, Vermietung und Werkstatt
- Anbieter
- init consulting AG
- Handbuch
- dokumentierte Version 1.0
Ein Datensatz, an dem alles hängt
Im Handbuch steht der Satz, der die Lösung am besten beschreibt: Sämtliche Informationen zu einem Fahrzeug laufen zusammen, egal ob aus Verkauf, Einkauf, Lager, Werkstatt oder Dokumenten – und jede davon ist über den Stammsatz des Fahrzeugs erreichbar. Genau das ist der Unterschied zu einer Fahrzeugliste, die neben dem ERP-System geführt wird.
Die Fahrgestellnummer als Anker
Sie wird im System als Herstellerseriennummer geführt und ist maßgeblich dafür, dass die Bewertung des Fahrzeugs im Bestand stimmt. Jedes Fahrzeug ist damit ein einzeln bewertetes Objekt, kein Stück aus einer Menge.
Die Vorgangsnummer als Klammer
Sie entsteht automatisch beim Anlegen des Fahrzeugstammsatzes und verbindet alle Einkaufs- und Verkaufsbelege des Fahrzeugs. Auch Steuerbuchungen zu Differenzbesteuerung und Steuerkaution werden über sie dem richtigen Fahrzeug zugeordnet.
Woran die Abwicklung im Wohnmobilhandel ohne Branchenlösung scheitert
Ein Reisemobil ist kein Artikel aus dem Regal. Es hat eine Fahrgestellnummer, eine individuelle Konfiguration, einen Vorbesitzer, eine Mietvergangenheit, Garantiefälle und einen Wert, der sich mit jedem Werkstattauftrag ändert. Standardsoftware kennt diesen Zusammenhang nicht – und deshalb entstehen die immer gleichen Lücken.
Das Fahrzeug lebt in vier Systemen
Einkaufsbeleg im ERP, Mietplan in der Tabelle, Werkstattzettel auf Papier, Fahrzeugdaten im Portal. Wer den aktuellen Stand eines Fahrzeugs wissen will, fragt vier Kollegen.
Der Fahrzeugwert stimmt nicht
Umbauten, Zubehör und Werkstattstunden landen nicht am Fahrzeug. Die Marge steht erst nach dem Verkauf fest – und ist dann oft eine andere als geplant.
Doppelte Erfassung bei jeder Konfiguration
Dasselbe Modell mit denselben Sonderausstattungen wird für Angebot, Bestellung, Portal und Werkstatt jedes Mal neu zusammengestellt. Jede Erfassung ist eine Fehlerquelle.
Vermietung ohne Belegbezug
Der Mietplan weiß, wann das Fahrzeug draußen ist. Er weiß nicht, ob der Auftrag bestätigt, die Rechnung gestellt oder die Kaution abgerechnet ist.
Steuerfälle als Handarbeit
Differenzbesteuerung bei Inzahlungnahme, Steuerkaution beim Verkauf ins Ausland: fachlich anspruchsvoll, in der Buchhaltung oft eine Nebenrechnung außerhalb des Systems.
Übergaben ohne Nachweis
Bei Rückgabe eines Mietfahrzeugs steht Aussage gegen Aussage. Ohne dokumentierte Prüfung mit Fotos gehen Schäden zu Lasten des Händlers.
Was CARAVAN ONE in SAP Business One abbildet
Die folgenden Bereiche sind im Anwenderhandbuch beschrieben. Sie greifen alle auf denselben Fahrzeugstammsatz zu – das ist der eigentliche Unterschied zu einer Sammlung von Einzellösungen.
Fahrzeugstammdaten
Der zentrale Datensatz je Fahrzeug
- Fahrzeugtyp, Aufbauart und Fahrzeugart (neu, gebraucht, Vermietung)
- Fahrgestellnummer als Herstellerseriennummer im System
- Vorgangsnummer, automatisch vergeben, verbindet alle Belege
- Chassis, Aufbau, Ausstattung und Sonderausstattung
- Bilder, Dokumente und Transaktionen am Fahrzeug
Vermietung
Planung und Belege in einem Strang
- Web Planner mit Gantt-Board über alle Mietfahrzeuge
- Angebot und Mietvertrag als Belegtyp „Vermietung“
- Mietzeitraum, Abhol- und Rückgabezeit am Auftrag
- Statusfarben für laufende, gebuchte und interne Vermietung
- Mietfahrzeuge werden per Kennzeichen ins Anlagevermögen umgebucht
Inzahlungnahme
Vom Angebot bis zur Bewertung
- Ablauf über Angebot, Kundenauftrag und Lieferung
- Anlage des Gebrauchtfahrzeugs in Artikel- und Fahrzeugstamm
- Steuerkennzeichen für nicht steuerbare Inzahlungnahme
- Fahrzeugbewertung direkt aus dem Lieferbeleg
- Kennzeichnung differenzbesteuerter Vorgänge
Werkstattauftrag
Aufträge, Ressourcen, Fahrzeugkosten
- Erzeugung aus dem Kundenauftrag über Phantom-Stücklisten
- Material und Monteurzeiten je Position anpassbar
- Fehlende Teile über den Beschaffungsassistenten bestellen
- Arbeitsanweisung für den Techniker auf Zeilenebene
- Fertigmeldung bewertet das Fahrzeug neu: Einkaufspreis plus Werkstattkosten
Qualitätssicherung
Prüfungen mit Nachweis
- Frei konfigurierbare Checklisten mit eigener Checklisten-ID
- Fragenkataloge je Prüfung und Prozessschritt
- Check-in und Check-out für Vermietung und Neufahrzeuge
- Fotos werden als Dokumente zur Checkliste hinterlegt
- Beliebig viele Checklisten vordefinierbar
Serviceabruf
Kundenanfragen und Garantie
- Ein Abruf je Kunde und Vorfall, mit Fahrgestellnummer
- Reparaturaufträge, Garantieanträge, Gasprüfungen
- Zugehörige Belege, Aktivitäten und Lösungen am Abruf
- Technikereinplanung über den Reiter Zeitplan
- Historie und Änderungsprotokoll je Abruf
Der Mietplan hängt am Beleg, nicht an der Wand
Die Vermietung wird im Web Planner als Gantt-Board dargestellt. Angezeigt werden nur Fahrzeuge, die im Stammsatz das Kennzeichen Vermietung tragen. Die Farbe eines Balkens sagt, in welchem Zustand der zugehörige Beleg ist – die Planung und die Auftragsabwicklung sind damit dieselbe Information, nicht zwei.
Was der Planer zeigt
Zeitraum von einem Tag bis zu einem Jahr, wahlweise alle Vermietungen. Beim Überfahren eines Balkens erscheinen Kundenname, Auftrags- beziehungsweise Mietvertragsnummer, Mietzeitraum sowie die Uhrzeit von Abholung und Rückgabe. Die Ansicht lässt sich drucken oder als PNG, JPEG, PDF oder SVG speichern.
Was daraus im ERP entsteht
Das Angebot entsteht im Verkauf mit dem Belegtyp Vermietung, der Mietvertrag als Kundenauftrag desselben Belegtyps. Die Felder für den Mietprozess erscheinen im Kopf von Angebot, Kundenauftrag und Ausgangsrechnung, sobald der Belegtyp gewählt ist. Rückgabe und Zustand werden über eine Checkliste dokumentiert, Fotos hängen an der Checkliste.
Differenzbesteuerung und Steuerkaution: dokumentierte Abläufe statt Nebenrechnung
Zwei Sachverhalte begegnen im Fahrzeughandel ständig und sind in Standardsystemen selten sauber abgebildet. Für beide beschreibt das Handbuch einen festgelegten Ablauf mit eigenen Steuerkennzeichen, Artikeln und Konten.
Differenzbesteuerung bei Weiterverkauf
Wird ein Fahrzeug in Zahlung genommen und weiterverkauft, ist die Differenz zwischen Einkauf und Verkauf zu versteuern. Über den Abfragemanager lässt sich die Liste der betroffenen Vorgänge laden. Die Versteuerung erfolgt als Journalbuchung mit einem dafür angelegten Steuerschlüssel; jeder Buchung wird die Vorgangsnummer des Fahrzeugs mitgegeben. Anschließend wird der Artikel als differenzbesteuert markiert, damit erkennbar bleibt, was bereits verbucht ist. Liegt der Verkaufserlös unter dem Aufwand der Inzahlungnahme, entfällt die Differenzbesteuerung.
Der Ablauf ist beschrieben und vorbereitet, die Buchung selbst bleibt ein bewusster Schritt der Buchhaltung – keine automatische Verbuchung im Hintergrund.
Steuerkaution bei Verkauf ins Ausland
Beim Verkauf ins europäische und außereuropäische Ausland wird die auf den Nettowert anfallende Mehrwertsteuer als Steuerkaution ausgewiesen und über eine eigene Steuerkautionsrechnung mit eigenem Layout einbehalten. Das Fahrzeug selbst wird über ein gesondertes Steuerkennzeichen ohne Steuer verkauft. Weist der Käufer nach, dass er die Steuer in seinem Land abgeführt hat, wird die Kautionsrechnung gutgeschrieben und der Nettowert des Fahrzeugs auf das endgültige Steuerkennzeichen umgebucht. Die Zuordnung zum Fahrzeugstamm entsteht wieder über die Vorgangsnummer.
Voraussetzung ist eine Einrichtung im Projekt: Steuerkennzeichen, Konten, Artikel und Layout werden einmal angelegt.
Inzahlungnahme: fünf Schritte vom Angebot bis zur Rechnung
Der Ablauf zeigt, was an einem Fahrzeugstammsatz zusammenläuft. Zwei Fahrzeuge, ein Vorgang, eine Rechnung – abgebildet im Handbuch, Kapitel 2.3.
Begriffe, die in Projekten immer wieder auftauchen
So werden sie in der Produktdokumentation verwendet.
- Vorgangsnummer
- Interne Projektnummer, die beim Anlegen eines Fahrzeugstammsatzes automatisch erzeugt wird. Über sie werden sämtliche Einkaufs- und Verkaufsbelege des Fahrzeugs angezeigt – und Steuerbuchungen dem richtigen Fahrzeug zugeordnet.
- Fahrgestellnummer
- Wird im System als Herstellerseriennummer geführt. Sie ist maßgeblich für die korrekte Verbuchung der Fahrzeugbewertung.
- Modell
- Ein vom Hersteller angebotenes Fahrzeug, das in dieser Ausstattung ohne weitere Konfigurationsartikel beschafft werden kann. Als Artikel angelegt, mit Bewertungsmethode Serie/Charge.
- Konfigurationsartikel
- Artikel je Hersteller für die Konfiguration eines Fahrzeugs. Einkaufs- und Verkaufsartikel, aber bewusst keine Lagerartikel. Die Hersteller-Artikelnummer wird als Geschäftspartnerkatalognummer geführt.
- Fahrzeugbewertung
- Bewertung des Fahrzeugs im Bestand. Bei der Fertigmeldung eines Werkstattauftrags setzt sich der neue Fahrzeugpreis aus dem Einkaufspreis und den Kosten des Werkstattauftrags zusammen.
- Serviceabruf
- Vorgang je Kunde und Ereignis zur Erfassung von Kundenanfragen, Reparaturaufträgen, Garantieanträgen und Prüfungen, mit Fahrgestellnummer, zugehörigen Belegen, Aktivitäten und Historie.
- Checklisten-ID
- Kennung einer Prüfliste in der Qualitätssicherung. Zu jeder Checkliste werden Fragen definiert, Fotos werden als Dokumente zur Checkliste abgelegt.
Entstanden im laufenden Betrieb eines Händlers
Gemeinsame Entwicklung mit Heck Caravan & Reisemobile
CARAVAN ONE wurde von der init consulting AG gemeinsam mit der Heck Caravan & Reisemobile GmbH & Co. KG entwickelt und auf die Abläufe von Wohnmobilhändlern abgestimmt. Die Anforderungen stammen damit nicht aus einem Lastenheft am Reißbrett, sondern aus einem Betrieb mit Verkauf, Vermietung und Werkstatt.
Das erklärt, warum Details wie die Vorgangsnummer, die Fahrzeugbewertung nach Werkstattauftrag oder die Kennzeichnung differenzbesteuerter Vorgänge überhaupt im Modul vorkommen: Sie fehlen im Alltag sofort, wenn es sie nicht gibt.
Kundenstimme oder Projektzahlen. Ein Zitat des Kunden oder belastbare Kennzahlen aus dem Projekt gehören an diese Stelle – sie wirken hier stärker als jedes weitere Argument. Vor der Veröffentlichung müssen Wortlaut, Nennung und Zahlen einzeln freigegeben und die Freigabe dokumentiert werden.
Ohne dokumentierte Freigabe bleibt dieser Block leer und wird beim Ausspielen entfernt.
Was CARAVAN ONE abdeckt – und wofür es Ergänzungen braucht
Kein Modul löst alles. Diese Aufteilung ersparen wir Ihnen nicht erst im Erstgespräch.
| Thema | Im Modul | Anmerkung |
|---|---|---|
| Fahrzeugstammdaten, Konfiguration, Bewertung | enthalten | Kern des Moduls, im Handbuch vollständig beschrieben |
| Vermietung mit Web Planner | enthalten | Gantt-Board über Coresuite Connector, Einrichtung im Projekt |
| Werkstattauftrag und Ressourcenplanung | enthalten | setzt auf Produktion und Ressourcen in SAP Business One auf |
| Qualitätssicherung mit Checklisten | enthalten | Checklisten frei definierbar, Fotos als Dokument |
| Serviceabruf und Garantieprozesse | enthalten | Garantieabläufe je Hersteller sind gesondert dokumentiert |
| Werkstatt- und Serviceplaner mit Terminbuchung | Fremddienst | Terminplanung über den externen Dienst eTermin, Schlüssel und Kalender werden im Projekt eingerichtet |
| Kassensystem für den Shop | Zusatzmodul | separat angeboten, nicht Teil des Kernmoduls |
| Dokumentenmanagement | Zusatzmodul | über B1ECM, ergänzt die Dokumentenablage am Fahrzeug |
| Anbindung an Verkaufsplattformen | im Projekt | eine Schnittstelle zu mobile.de ist vorgesehen; Umfang und Felder werden projektbezogen abgestimmt |
| Finanzierungsverwaltung der Fahrzeuge | offen | im Handbuch als Kapitel angelegt, aber noch nicht ausgeführt – bitte im Gespräch klären |
| Eigenständiges ERP ohne SAP Business One | nein | CARAVAN ONE setzt eine Installation von SAP Business One voraus |
Häufige Fragen zu CARAVAN ONE
Was ist CARAVAN ONE?
CARAVAN ONE ist ein Zusatzmodul für SAP Business One. Es bildet die Abläufe eines Reisemobil- und Caravanhändlers ab: Fahrzeugstammdaten, Vermietung, Inzahlungnahme, Werkstattauftrag, Qualitätssicherung, Serviceabruf und die zugehörigen Auswertungen. Entwickelt und gepflegt wird es von der init consulting AG.
Brauche ich dafür SAP Business One?
Ja. CARAVAN ONE ist kein eigenständiges ERP-System, sondern erweitert eine bestehende Installation von SAP Business One. Finanzbuchhaltung, Einkauf, Verkauf, Lager und Service kommen aus dem Standard, das Modul ergänzt die Fahrzeuglogik darüber. Wenn Sie noch kein ERP-System haben, ist SAP Business One Teil desselben Projekts.
Für welche Betriebe eignet sich die Lösung?
Für Händler, bei denen mehrere dieser Bereiche zusammenkommen: Verkauf von Neu- und Gebrauchtfahrzeugen, Inzahlungnahme, Vermietung, eigene Werkstatt, Serviceabwicklung mit Garantieanträgen und ein Zubehörshop. Je mehr davon heute in getrennten Werkzeugen läuft, desto größer der Unterschied.
Was kostet die Einführung?
Das hängt von Anwenderzahl, Lizenzmodell, Betriebsart und dem Umfang der Einrichtung ab. Über den Preiskalkulator erhalten Sie eine erste Einschätzung zu Lizenz- und Dienstleistungskosten, Schulung sowie Wartung und Support: Projektkosten kalkulieren. Ein belastbares Angebot entsteht nach einem Gespräch über Ihre Abläufe.
Wie lange dauert eine Einführung?
Dazu lässt sich pauschal nichts Seriöses sagen. Die Dauer hängt an der Zahl der Standorte, der Datenübernahme, den Sonderfällen in der Buchhaltung und daran, wie viele Konfigurationen und Modelle aufgebaut werden müssen. Diese Punkte klären wir im Erstgespräch – mit einem groben Rahmen, der sich nach der Aufnahme präzisiert.
Können unsere bestehenden Fahrzeug- und Kundendaten übernommen werden?
Eine Übernahme ist Teil jedes Einführungsprojekts. Wie weit sie geht, entscheidet die Qualität und Struktur der vorhandenen Daten – Fahrzeuge mit Fahrgestellnummer, Geschäftspartner und offene Vorgänge sind die üblichen Kandidaten. Bringen Sie einen Auszug Ihrer heutigen Fahrzeugliste ins Gespräch mit, dann lässt sich der Aufwand konkret einschätzen.
Cloud oder eigenes Rechenzentrum?
Für CARAVAN ONE gilt die Betriebsart der darunterliegenden Installation von SAP Business One. Das System lässt sich im eigenen Haus betreiben oder als gehostete Umgebung nutzen; als Datenbank kommen SAP HANA oder Microsoft SQL Server in Frage. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von Ihrer IT, den Standorten und dem gewünschten Betreuungsumfang ab.
Wie wird die Vermietung geplant?
Über den Web Planner, ein Gantt-Board, das alle als Mietfahrzeug gekennzeichneten Fahrzeuge zeigt. Zeiträume von einem Tag bis zu einem Jahr sind wählbar, eine Linie markiert den aktuellen Tag. Beim Überfahren eines Balkens erscheinen Kunde, Auftrags- oder Mietvertragsnummer, Mietzeitraum sowie Abhol- und Rückgabezeit. Die Farbe zeigt, ob das Fahrzeug unterwegs, verbindlich gebucht, intern eingeplant oder der Vorgang erledigt ist.
Wie kommt der Werkstattaufwand an das Fahrzeug?
Der Werkstattauftrag wird aus dem Kundenauftrag erzeugt. Material und Monteurzeiten lassen sich im Auftrag anpassen, ohne den Kaufvertrag zu verändern; fehlende Teile können über den Beschaffungsassistenten direkt beim Lieferanten bestellt werden. Bei der Fertigmeldung wird das Fahrzeug neu bewertet: Der neue Fahrzeugpreis besteht aus dem Einkaufspreis und den Kosten des Werkstattauftrags.
Wie werden Übergabe und Rücknahme dokumentiert?
Über Checklisten in der Qualitätssicherung. Jede Checkliste hat eine eigene Kennung und einen definierten Fragenkatalog, etwa für Check-in und Check-out bei Vermietung oder für die Annahme von Neufahrzeugen. Fotos werden als Dokumente zur Checkliste hinterlegt. Die Listen sind frei konfigurierbar und beliebig erweiterbar.
Wird die Differenzbesteuerung automatisch gebucht?
Nein, und das ist bewusst so. Das System stellt über den Abfragemanager die Liste der betroffenen Vorgänge bereit; die Versteuerung erfolgt als Journalbuchung mit einem eigens angelegten Steuerschlüssel, wobei die Vorgangsnummer des Fahrzeugs mitgegeben wird. Danach wird der Artikel als differenzbesteuert markiert, damit nachvollziehbar bleibt, was bereits verbucht ist. Liegt der Verkaufserlös unter dem Aufwand der Inzahlungnahme, entfällt die Differenzbesteuerung.
Gibt es eine Anbindung an mobile.de?
Eine Schnittstelle zu mobile.de ist Teil des Lösungsumfangs; die Zuordnung von Fahrzeugtyp, Aufbauart, Hersteller, Ausstattungsmerkmalen und weiteren Feldern wird im Projekt eingerichtet. Welche Felder in Ihrem Fall übertragen werden und in welchem Rhythmus, klären wir anhand Ihres heutigen Inserierens – bitte fragen Sie das im Gespräch konkret ab.
Kann ich SAP Business One vorher testen?
Ja. Über den Kundenbereich der Website lässt sich ein Online-Testzugang anfordern: registrieren, Testzugang auswählen, Benutzerdaten eingeben. Der Test zeigt den Standard von SAP Business One; die Fahrzeuglogik von CARAVAN ONE sehen Sie am besten in einer begleiteten Vorführung.
Wer betreut uns nach der Einführung?
Die init consulting AG begleitet Beratung, Einführung, Schulung, Wartung und Support aus einem Haus, mit persönlichen Ansprechpartnern und Standorten in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Das Modul selbst wird ebenfalls hier entwickelt und gepflegt – Fragen zur Fahrzeuglogik landen nicht bei einem Dritten.
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Erst der Preisrahmen, dann das Gespräch
Im Kalkulator stellen Sie Anwenderzahl, Lizenzmodell und Betreuungsumfang selbst zusammen und sehen, in welchem Rahmen sich Lizenzen, Einführung, Schulung und Wartung bewegen. Wenn der Rahmen passt, sprechen wir über Ihre Abläufe: Bringen Sie eine typische Fahrzeugkonfiguration, einen Mietvertrag und einen Werkstattauftrag mit.
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