Warenwirtschaftsprogramm für den Mittelstand: SAP Business One
SAP Business One führt Einkauf, Lager und Verkauf auf einer gemeinsamen Datenbasis. Bestände, Bewertungen, Preislisten und Chargen stehen dort, wo auch Aufträge und Rechnungen entstehen – nicht in Tabellen daneben.
Für Buchungen per Scanner im Lager ergänzt die init consulting AG die Lösung Init Warehouse.One, für die Zollabwicklung ein Add-on mit ATLAS-Anbindung. In der Live-Demo sehen Sie die Abläufe am System.
SAP Warenwirtschaft: was das System im Mittelstand abdeckt
Ein Warenwirtschaftsprogramm bildet den Weg der Ware ab – von der Bestellung beim Lieferanten über Wareneingang, Lagerbestand und Kommissionierung bis zu Lieferschein und Rechnung. Im Mittelstand ist es selten ein eigenes Programm, sondern Teil des ERP-Systems.
Als SAP Warenwirtschaftssystem ist SAP Business One auf den Mittelstand zugeschnitten: Lagerverwaltung und Bestandsführung, Einkauf und Verkauf gehören zum Standard. Artikelstammdaten, Bestandsbewertung, Seriennummern und Chargen, Lagerplätze, Preislisten und Sonderpreise, Inventur sowie Kommissionieren und Packen sind ohne Zusatzmodul enthalten. Die Materialbedarfsplanung nutzt dieselben Artikeldaten.
Was der Standard nicht abdeckt, ergänzt die init consulting AG gezielt: Init Warehouse.One für Buchungen per Scanner, Produmex für ein vollständiges Warehouse Management und ein Zoll-Add-on für Ausfuhrerklärungen über ATLAS. Was davon Ihr Unternehmen braucht, klären wir vor dem Angebot.
- Kernsystem
- SAP Business One
- Warenwirtschaft im Standard
- Lager, Bestand, Einkauf, Verkauf, Preise, MRP
- Bestandsbewertung
- Gleitender Durchschnitt, FIFO, Standardpreis, Serie/Charge
- Scanner im Lager
- Init Warehouse.One
- Warehouse Management
- Produmex
- Zollabwicklung
- Zoll-Add-on mit ATLAS-Anbindung
- Datenbank
- SAP HANA oder Microsoft SQL Server
- Betrieb
- Cloud oder On-Premise
- Typische Unternehmensgröße
- 5 bis 250 Anwender
- Partnerstatus
- SAP Gold Partner seit 2006
Alle Funktionen mit Quellenangabe: Faktenseite Warenwirtschaft in SAP Business One
Das Video startet erst, wenn Sie es anklicken. Erst dann wird eine Verbindung zu YouTube aufgebaut, über youtube-nocookie.com. Bis dahin verlässt keine Information Ihren Browser. Es gilt die Datenschutzerklärung von Google.
Wie ein Mittelständler seine Warenwirtschaft umgestellt hat
Die Cetex Rheinfaser GmbH berichtet im Video über die Einführung von SAP Business One mit der init consulting AG.
- Das Unternehmen Cetex Rheinfaser (ab 0:38)
- Anforderungen an ein ERP-System (ab 1:11)
- SAP Business One in der Praxis (ab 1:37)
- Ablauf der Einführung (ab 2:04)
- Was sich verbessert hat (ab 2:21)
Woran eine gewachsene Warenwirtschaft im Mittelstand typischerweise scheitert
Diese Muster hören wir in Erstgesprächen häufig. Sie sind kein Beleg dafür, dass es bei Ihnen so ist – aber ein guter Prüfpunkt, bevor Sie ein neues System auswählen.
Niemand traut dem Bestand im System
Wareneingänge werden am Abend nachgebucht, Umlagerungen auf Zuruf erledigt, Inventurdifferenzen ausgebucht statt aufgeklärt. Der Einkauf bestellt dann vorsichtshalber mehr – und bindet Kapital im Lager.
Preise und Konditionen liegen an mehreren Stellen
Listenpreise im ERP, Kundenkonditionen in einer Tabelle, Staffelpreise im Kopf des Vertriebs. Jede Preisänderung muss mehrfach nachgezogen werden, und Fehler fallen erst auf der Rechnung auf.
Chargen und Seriennummern werden von Hand nachverfolgt
Bei einer Reklamation oder einem Rückruf beginnt die Suche in Lieferscheinen und Ordnern: Welche Charge ging an welchen Kunden? Ohne Rückverfolgung im System dauert die Antwort Stunden statt Sekunden.
Die Inventur legt den Betrieb lahm
Gezählt wird einmal im Jahr, alles auf einmal, mit Papierlisten. Die Erfassung bindet Personal über Tage, und die Abweichungen lassen sich im Nachhinein kaum noch erklären.
Warenwirtschaftssystem SAP Business One: was der Standard abdeckt
Die folgenden Funktionen gehören zu SAP Business One und benötigen kein Zusatzmodul. Welche davon in Ihrem Projekt eingerichtet werden, richtet sich nach Ihren Abläufen.
Artikelstammdaten
Lager-, Einkaufs- und Verkaufsartikel in einem Stammsatz, mit eigenen Maßeinheiten für Einkauf, Lager und Verkauf. Der Bestand ist je Lager sichtbar – verfügbar, bestellt und bereits zugesagt.
Planungsdaten und Materialbedarfsplanung
Im Artikel stehen Beschaffungsart, Bestellintervall, Mindestbestellmenge und Vorlaufzeit. Die Materialbedarfsplanung greift auf diese Werte zu und schlägt Bestellungen oder Fertigungsaufträge vor.
Bestandsbewertung
Je Artikel wählbar: gleitender Durchschnitt, FIFO oder Standardpreis, für serien- und chargengeführte Artikel zusätzlich die Bewertung je Serie oder Charge. Die Vorgabe kommt aus der Artikelgruppe und lässt sich je Artikel überschreiben.
Seriennummern und Chargen
Seriennummern verfolgen jedes einzelne Stück bis zum Kunden. Chargen fassen Mengen mit gemeinsamen Merkmalen zusammen – etwa Verfallsdatum oder selbst definierte Eigenschaften – und werden in Aufträgen, Lieferscheinen und Bestandsbewegungen mitgeführt.
Lager und Lagerplätze
Beliebig viele Lager mit eigenen Beständen. Lagerplätze werden je Lager aktiviert; Zu- und Abgänge lassen sich nach Regeln automatisch oder von Hand einem Platz zuordnen. Standardplätze gelten je Artikel, Artikelgruppe oder Lager.
Bestandsbewegungen
Wareneingänge und Warenausgänge ohne Bezug zu einem Einkaufs- oder Verkaufsbeleg, Bestandsumlagerungen zwischen Lagern sowie das Erfassen von Anfangsbeständen bei der Einführung.
Inventur
Zählungen werden im System erfasst und gebucht. Über Zählzyklen schlägt SAP Business One vor, welche Artikel wann zu zählen sind – wichtige Artikel häufiger, unkritische seltener, statt alles an einem Stichtag.
Preislisten
Jeder Geschäftspartner hat eine Preisliste. Abgeleitete Preislisten rechnen über einen Faktor auf einer Basisliste und ändern sich automatisch mit, sobald die Basis angepasst wird.
Sonderpreise und Staffeln
Sonderpreise je Kunde oder Lieferant, mit Gültigkeitszeitraum und mengenabhängigen Staffeln. Ein Sonderpreis geht im Beleg den Listenpreisen vor; Perioden- und Mengenrabatte bauen auf einer bestehenden Preisliste auf.
Verfügbarkeitsprüfung und Alternativartikel
Übersteigt die Auftragsmenge den verfügbaren Bestand, öffnet sich die Verfügbarkeitsprüfung. Ist für den Artikel ein Alternativartikel hinterlegt und verfügbar, lässt sich die Menge direkt von dort übernehmen.
Geschäftspartner-Katalognummern
Artikelnummern Ihrer Kunden und Lieferanten werden mit den eigenen Nummern verknüpft. Bestellungen lassen sich so mit der Nummer erfassen, die der Lieferant auf seinen Belegen verwendet.
Kommissionieren und Packen
Der Kommissionier- und Packmanager zeigt Positionen in drei Bereichen: offen, freigegeben, kommissioniert. Kommissionierlisten lassen sich nach Kunde, Beleg, Artikelgruppe, Artikel oder Lager aufteilen.
Die Funktionsbeschreibungen folgen den Schulungsunterlagen der SAP SE zu SAP Business One. Quellen im Einzelnen auf der Faktenseite.
Init Warehouse.One: Lagerverwaltung in SAP Business One per Scanner
Init Warehouse.One ist die scannerbasierte Lösung der init consulting AG für SAP Business One. Gebucht wird dort, wo die Ware bewegt wird – im Wareneingang, beim Kommissionieren und am Lagerplatz – statt später am Schreibtisch.
Allgemeine Merkmale
- für SAP HANA und Microsoft SQL Server
- mehrmandantenfähig
- Chargenverwaltung
- Seriennummernverwaltung
- Lagerplatzverwaltung
Prozesse
- Einkauf und Wareneingang
- Lieferscheine im Verkauf
- Kommissionieren und Packen
- Umlagerung
- Inventur
Auskünfte am Gerät
- Artikelinfo: Mengen je Serien- oder Chargennummer und Lagerplatz
- Chargeninfo: Mengen je Lager und Lagerplatz
- Lagerplatzinfo: Mengen am gescannten Platz
Wareneingang per Scanner
- Der Mitarbeiter wird in SAP Business One für den Scanner freigeschaltet und erhält ein eigenes Passwort.
- Lieferantennummer oder Referenznummer scannen oder Lieferantennamen eingeben. Alle offenen Bestellungen dieses Lieferanten erscheinen; bei eindeutiger Referenz oder nur einer Bestellung öffnet sich direkt der nächste Schritt.
- Bestellung wählen, Artikel auswählen oder Artikelnummer scannen und die Menge erfassen.
- Bei Serien- oder Chargenpflicht die Nummer scannen; die vorbelegte Menge 1 lässt sich anpassen. Ohne Serien- oder Chargenpflicht nur die vorbelegte Menge prüfen.
- Erfassung speichern. Sind alle Zeilen erfasst, wird der Beleg gebucht und der Wareneingang in SAP Business One angelegt.
Lieferschein per Scanner
- Kundennummer oder Referenznummer scannen oder Kundennamen eingeben. Alle offenen Kundenaufträge erscheinen; bei eindeutiger Referenz geht es direkt weiter.
- Auftrag wählen und Artikel scannen, eingeben oder auswählen.
- Auf Knopfdruck zeigt das Gerät, auf welchem Lagerplatz und in welcher Menge der Artikel liegt – auch je Serien- und Chargennummer.
- Seriennummern scannen oder eingeben. Bei Artikeln ohne Serien- oder Chargenpflicht ist die Menge aus dem Kundenauftrag vorbelegt und änderbar; der Beleg wird zwischengespeichert.
- Beleg buchen. Der Lieferschein wird angelegt und die Ware vom Lager abgebucht.
Init Warehouse.One setzt eine bestehende SAP-Business-One-Installation voraus. Ob die Lösung reicht oder ein vollständiges Warehouse Management mit Produmex sinnvoller ist, steht im Abschnitt Abgrenzung.
Zollabwicklung mit SAP Business One: Ausfuhrerklärung über ATLAS
ATLAS ist das IT-Verfahren der deutschen Zollverwaltung für die Zollabwicklung. Das Zoll-Add-on übernimmt Kunden- und Rechnungsdaten über Schnittstellen aus SAP Business One, sodass Ausfuhrerklärungen nicht ein zweites Mal von Hand erfasst werden müssen.
Zollverfahren
Abgedeckt sind laut Leistungsbeschreibung
- Export
- Import
- NCTS (Versandverfahren)
- Zolllager
- Aktive Veredelung
Dokumente und Funktionen
Was das Add-on erstellt und verwaltet
- vollständige und unvollständige Ausfuhrerklärung
- A.TR, EUR.1 und T2L
- Ursprungszeugnis
- CMR und Speditionsauftrag
- Intrastat-Meldung
- Compliance-Management
- mandantenfähig, mit Vorlagenverwaltung
Das Add-on ist ein Zusatzprodukt mit eigener Lizenz. Ob Ihr Ausfuhrvolumen den Aufwand trägt oder ein Dienstleister die Zollanmeldung günstiger erledigt, besprechen wir im Erstgespräch.
Von der Live-Demo zur laufenden Warenwirtschaft
Die init consulting AG begleitet das Projekt von der ersten Demo bis über den Go-Live hinaus – Beratung, Implementierung, Schulung, Hosting, Wartung und Support kommen aus einem Haus.
Live-Demo
Wir zeigen Ihnen die Abläufe am System: vom Wareneingang über den Bestand bis zum Lieferschein. Bringen Sie einen typischen Auftrag mit, dann sehen Sie Ihren eigenen Fall statt eines Musterbeispiels.
Bedarfsanalyse
Wir klären Hauptprozess, Engpass und Anwenderzahl. Erst danach steht fest, ob der Standard genügt oder ob Init Warehouse.One, Produmex oder das Zoll-Add-on dazukommen.
Konzept und Angebot
Prozesse werden aufgenommen und auf SAP Business One abgebildet. Sie erhalten ein Angebot mit Lizenzen, Einführungsaufwand und laufenden Kosten; die Wahl zwischen Cloud und On-Premise fällt hier.
Einrichtung und Datenübernahme
Lager, Artikelgruppen, Bewertungsmethoden, Preislisten und Berechtigungen werden eingerichtet. Artikel-, Kunden- und Lieferantenstämme sowie Anfangsbestände werden aus dem Altsystem übernommen.
Schulung, Go-Live und Betrieb
Schulungen finden am Hauptsitz Kösching oder remote statt, auch zum Fachthema Logistik. Nach dem Produktivstart bleiben wir Ansprechpartner: Ticket-Support, Hotline, Remote-Zugriff, Wartung und Versionswechsel.
Veröffentlichte Projekte mit Schwerpunkt Warenwirtschaft
Die folgenden Berichte stehen auf dieser Website und sind mit den Unternehmen abgestimmt. Wir geben hier nur wieder, was dort nachzulesen ist.
Was der Standard nicht leistet – und was die Erweiterungen nicht ersetzen
Diese Punkte beantworten wir lieber hier als im Erstgespräch.
Der Standard bucht am Schreibtisch, nicht am Regal
SAP Business One führt Bestände, Lagerplätze und Bewegungen. Buchungen per Scanner direkt im Lager sind im Standard nicht vorgesehen – dafür gibt es Init Warehouse.One oder Produmex.
Init Warehouse.One ist kein vollständiges Warehouse Management
Die Lösung deckt Wareneingang, Lieferschein, Kommissionierung, Umlagerung und Inventur per Scanner ab. Wer Lagerstrategien, Kommissionierstrecken und Versandprozesse steuern will, braucht ein Warehouse-Management-System wie Produmex.
Erweiterungen sind Zusatzprodukte
Init Warehouse.One, Produmex und das Zoll-Add-on gehören nicht zum Standard von SAP Business One. Sie verursachen eigene Lizenz- und Einführungskosten und werden nur ergänzt, wenn der Bedarf sie trägt.
Das Zoll-Add-on ersetzt keine Zollberatung
Es erstellt und übermittelt Anmeldungen aus Ihren Belegdaten. Fragen zu Tarifierung, Präferenzursprung oder Bewilligungen beantwortet es nicht – dafür bleiben Zollbehörde, Zollberater oder Spediteur zuständig.
Kein Ersatz für eine Fertigungssteuerung
SAP Business One enthält Produktion und Materialbedarfsplanung. Wer mehr Fertigungstiefe braucht – Kapazitätsplanung, Betriebsdatenerfassung –, ergänzt beas Manufacturing.
Eine Einführung ist kein Software-Update
Stammdaten werden bereinigt, Lager und Bewertungsmethoden festgelegt, Anwender geschult. Ein erheblicher Teil des Aufwands liegt bei Ihnen im Haus. Wer das unterschätzt, verschiebt den Go-Live.
Begriffe, die auf dieser Seite vorkommen
- Warenwirtschaft
- Der Teil des ERP-Systems, der den Weg der Ware abbildet: Beschaffung, Bestandsführung, Kommissionierung und Verkauf einschließlich der zugehörigen Belege.
- Bestandsbewertung
- Die Methode, nach der der Wert des Lagerbestands ermittelt wird. SAP Business One bietet je Artikel den gleitenden Durchschnitt, FIFO und den Standardpreis, für serien- und chargengeführte Artikel zusätzlich die Bewertung je Serie oder Charge.
- Charge
- Eine Menge eines Artikels mit gemeinsamen Merkmalen, etwa demselben Herstell- oder Verfallsdatum. Die Charge wird über alle Belege mitgeführt und macht die Ware rückverfolgbar.
- Lagerplatz
- Die kleinste Lagereinheit innerhalb eines Lagers, etwa ein Regalfach. In SAP Business One wird die Lagerplatzverwaltung je Lager aktiviert.
- Kommissionierung
- Das Zusammenstellen der Artikel eines Auftrags aus dem Lagerbestand für Versand oder Abholung.
- Warehouse-Management-System (WMS)
- Eine Erweiterung, die Lagerabläufe bis auf den einzelnen Lagerplatz steuert und Buchungen dort auslöst, wo die Ware bewegt wird – in der Regel per Scanner.
- ATLAS
- Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungs-System. Das IT-Verfahren der deutschen Zollverwaltung, über das Zollanmeldungen elektronisch abgegeben werden.
Was Unternehmen vor der Wahl eines Warenwirtschaftsprogramms wissen wollen
Ist SAP Business One als Warenwirtschaftsprogramm für den Mittelstand nicht überdimensioniert?
SAP Business One ist die Mittelstandslösung von SAP, nicht das Konzernprodukt. Die Kunden der init consulting AG arbeiten typischerweise mit 5 bis 250 Anwendern. Ob das System passt, entscheidet weniger die Unternehmensgröße als die Frage, wie viele Abläufe heute neben dem System in Tabellen laufen.
Was zeigt die Live-Demo?
Die Abläufe der Warenwirtschaft am laufenden System: Artikelstamm, Bestellung und Wareneingang, Bestand und Bewertung, Kundenauftrag mit Verfügbarkeitsprüfung, Kommissionierung und Lieferschein. Wenn Sie einen typischen Auftrag mitbringen, spielen wir Ihren Fall durch. Die Demo ist unverbindlich.
Was kostet SAP Business One?
Es gibt zwei Modelle: Cloud als laufende Gebühr pro Anwender und Monat oder On-Premise als einmalige Lizenz pro Anwender. Dazu kommen Einführung, Schulung und Wartung sowie gegebenenfalls Lizenzen für Erweiterungen. Eine belastbare Zahl entsteht erst nach der Bedarfsanalyse. Die Kostenfaktoren stehen auf der Seite Preise und Kosten.
Brauchen wir Init Warehouse.One oder Produmex, oder reicht der Standard?
Der Standard führt Bestände, Lagerplätze, Bewertungen und die Kommissionierung am Bildschirm. Init Warehouse.One kommt dazu, wenn Wareneingang, Lieferschein, Umlagerung und Inventur per Scanner gebucht werden sollen. Produmex ist sinnvoll, wenn zusätzlich Lagerstrategien, Kommissionierstrecken und Versandprozesse gesteuert werden. Das klären wir in der Bedarfsanalyse, bevor Lizenzkosten entstehen.
Welche Bewertungsmethoden für den Lagerbestand gibt es?
SAP Business One bewertet je Artikel nach gleitendem Durchschnitt, FIFO oder Standardpreis. Für serien- und chargengeführte Artikel gibt es zusätzlich die Bewertung je Serie oder Charge. Die Vorgabe wird in der Artikelgruppe gesetzt und lässt sich je Artikel ändern.
Lassen sich unsere Artikel und Bestände aus dem Altsystem übernehmen?
Artikel-, Kunden- und Lieferantenstämme werden in der Regel übernommen, Anfangsbestände werden beim Start im System erfasst. Wie sauber das gelingt, hängt am Zustand der Altdaten. Die Übernahme ist auch ein guter Zeitpunkt, um doppelte Artikelnummern und Karteileichen zu bereinigen.
Cloud oder On-Premise – was ist sinnvoller?
Beides ist möglich, auch als von uns betriebenes Hosting. Für die Cloud sprechen planbare laufende Kosten und kein eigener Serverbetrieb, für On-Premise vorhandene Infrastruktur und interne Vorgaben zur Datenhaltung. Mehr dazu auf der Seite Cloud ERP.
Wie lange dauert eine Einführung?
Das lässt sich pauschal nicht beantworten. Die Dauer hängt an der Zahl der Anwender, dem Zustand der Stammdaten, der Zahl der Schnittstellen und daran, wie viel Zeit Ihre Fachbereiche neben dem Tagesgeschäft einbringen können. Eine belastbare Aussage geben wir nach der Prozessaufnahme.
Wer betreut uns nach dem Go-Live?
Dieselbe Mannschaft, die eingeführt hat. Die init consulting AG bietet Ticket-Support, eine telefonische Hotline und Remote-Zugriff sowie laufende Wartung, Patch-Management und Versionswechsel. Zum Support
Passende Seiten zum Thema
Sehen Sie Ihre Warenwirtschaft in der Live-Demo
Bringen Sie einen typischen Kundenauftrag mit, Ihre letzte Inventurdifferenz und die Liste der Stellen, an denen Preise heute gepflegt werden. Wir zeigen Ihnen am System, was SAP Business One im Standard abdeckt und wo eine Erweiterung nötig wäre.
Direkter Kontakt
- Telefon
- +49 8456 2 78 04-0
- info@init-consulting.de
- Zentrale
- Ruppertswies 14
85092 Kösching - Standorte
- Ingolstadt · München · Regensburg · Remscheid · Hannover · Rheine · Limburg a. d. Lahn · Innsbruck · Wien · Schweiz
