SAP Business One Projektmanagement: vom Angebot bis zur Schlussrechnung
Projekte planen, Stunden erfassen, nach Aufwand oder Festpreis abrechnen – und jederzeit sehen, ob ein Projekt Geld verdient. SAP Business One bringt dafür ein Projektmodul mit.
Für Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Projektabrechnung ergänzt die init consulting AG das Add-on MARIProject. Im Beratungsgespräch klären wir, ob der Standard reicht.
SAP Business One Projektmanagement: Standardmodul und MARIProject
Das Projektmanagement im Standard von SAP Business One gliedert ein Projekt in Unterprojekte und Stufen. Jeder Stufe lassen sich Aufgaben, Aktivitäten, Belege, offene Punkte und Anhänge zuordnen. Die Projektübersicht zeigt Budget, Fakturierung und Gewinn; ein Abrechnungsassistent erzeugt Lieferscheine oder Ausgangsrechnungen, ein Gantt-Diagramm die Aufgaben auf der Zeitachse.
MARIProject ist ein Add-on der MARINGO Computers GmbH, vollständig in SAP Business One integriert. Es ergänzt Angebotskalkulation, Ressourcenplanung mit Verfügbarkeitsanzeige, Stunden- und Reisekostenerfassung im Browser und per App, Projektabrechnung nach Aufwand, Festpreis oder Meilenstein sowie Projektcontrolling.
Welche der beiden Stufen ein Unternehmen braucht, hängt vor allem daran, ob Arbeitszeit das Hauptprodukt ist. Das klären wir im Beratungsgespräch.
- Kernsystem
- SAP Business One
- Im Standard
- Projekte, Unterprojekte, Stufen, Gantt, Abrechnungsassistent
- Add-on
- MARIProject, MARINGO Computers GmbH, Köln
- Zugriff MARIProject
- Hauptprogramm, Web Client, App für Android und iOS
- Abrechnungsarten
- Aufwand, Festpreis, Anzahlung, Meilenstein, Stichtag, periodisch
- Typische Branchen
- Dienstleister, Ingenieurbüros, Anlagen- und Maschinenbau
- Betrieb
- Cloud oder On-Premise
- Partnerstatus
- SAP Gold Partner seit 2006
Alle Angaben mit Quellenangabe: Faktenseite Projektmanagement in SAP Business One
Falls der Player nicht lädt: Video direkt auf YouTube öffnen.
Projektmanagement mit SAP Business One und MARIProject bei EngRoTec
Im Film berichtet die EngRoTec Unternehmensgruppe, warum sie sich für SAP Business One und MARIProject entschieden hat und was sich im Arbeitsalltag verändert hat. Was dahinter steckt, steht auf dieser Seite:
Wo Projektgeschäft ohne durchgängiges System Marge kostet
Diese Muster hören wir in Gesprächen mit projektorientierten Unternehmen häufig. Sie sind kein Beleg dafür, dass es bei Ihnen so ist – aber ein guter Prüfpunkt.
Stunden werden erst am Monatsende erfasst
Was nicht zeitnah auf das Projekt gebucht wird, wird ungenau oder gar nicht abgerechnet. Die Nachfrage beim Mitarbeiter kostet zusätzlich Zeit.
Die Nachkalkulation kommt nach dem Projekt
Ob ein Festpreisprojekt Geld verdient, zeigt sich erst in der Schlussabrechnung. Gegensteuern ist dann nicht mehr möglich.
Planung, Zeiterfassung und Buchhaltung sind getrennt
Projektplan in einem Werkzeug, Stunden in einem zweiten, Rechnungen im ERP. Jede Übergabe ist Handarbeit und eine Fehlerquelle.
Niemand weiß, wer nächste Woche frei ist
Ohne projektübergreifende Sicht auf Auslastung und Urlaub wird ein neuer Auftrag zugesagt, bevor klar ist, wer ihn bearbeitet.
Das Projektmanagement im Standard von SAP Business One
SAP Business One enthält ein eigenes Modul für Projekte, interne wie externe. Es bündelt alle Informationen zu einem Projekt in einem Fenster und verknüpft sie mit den Belegen aus Einkauf und Verkauf.
Unterprojekte und Stufen
Ein Projekt lässt sich in Unterprojekte gliedern. Stufen nehmen mehrere Aufgaben auf, tragen einen Fertigstellungsgrad und können voneinander abhängen – auch über Unterprojekte hinweg.
Belege und Aktivitäten am Projekt
Je Stufe werden Aktivitäten, Belege, offene Punkte, Anhänge und Arbeitsaufträge gepflegt. So liegt am Projekt, was sonst über Ordner und Postfächer verteilt ist.
Budget und Kosten
Die Projektübersicht zeigt Budget, Fakturierung, Gewinn und die Kosten der Arbeitsaufträge. Je Unterprojekt werden geplante und tatsächliche Kosten geführt.
Abrechnungsassistent
Der Assistent sammelt die abrechenbaren Positionen eines Projekts und erzeugt daraus Lieferscheine oder Ausgangsrechnungen, auch als Teilrechnung.
Gantt-Diagramm
Stufen, Abhängigkeiten und Fertigstellungsgrad werden auf einer Zeitleiste dargestellt. Für den Überblick über den Projektverlauf ohne Zusatzwerkzeug.
Standardberichte
Stufenanalyse, offene Punkte und Ressourcen stehen als Berichte bereit. Eigene Auswertungen entstehen mit den Berichtswerkzeugen von SAP Business One.
Die Beschreibung folgt Fachbeiträgen der SAP-Partner Seidor und Versino sowie der Datenbankreferenz der SAP SE. Quellen im Einzelnen auf der Faktenseite.
MARIProject: Projektmanagement für SAP Business One, wenn Arbeitszeit das Produkt ist
MARIProject der MARINGO Computers GmbH ist vollständig in SAP Business One integriert. Daten werden einmal erfasst und stehen danach für Planung, Abrechnung und Auswertung bereit. Die folgenden Funktionen dokumentiert der Hersteller.
Angebot und Einkauf
- Dienstleistungen und Artikel mit aktuellem Preis ins Angebot übernehmen, Marge berechnen
- Preisanfragen aus dem Angebot, Lieferantenpreise auf Artikelebene vergleichen
- ist ein Projektbudget eingerichtet, werden Bestellungen darüber verhindert
- Eingangsrechnung automatisch am Projekt, Buchung in SAP Business One
Projekt- und Ressourcenplanung
- Projektstrukturplan mit beliebig vielen Hierarchiestufen, Meilensteinen und Abhängigkeiten
- Gantt-Diagramm mit Verfügbarkeit: Einsatz in anderen Projekten und Urlaub sichtbar
- Pool-Planungen per Drag-and-drop auf freie Mitarbeiter verteilen
- Auslastung je Mitarbeiter
Zeiten und Reisekosten
- Stunden direkt auf das Projekt, am Arbeitsplatz, im Web Client oder mobil
- Schnellerfassung für die ganze Woche, Anwesenheit mit Gleitzeitkonto
- Reisekosten mit Beleg erfassen, freigeben, im Zahllauf erstatten
- Stundenzettel für die Kundenrechnung auf Knopfdruck
Freigabe und Abrechnung
- eigene Freigabeprozesse für Stunden, Reisekosten, Angebote, Urlaub und Budgets
- Festpreis, Aufwand, Anzahlung, Meilenstein, Stichtag, periodisch, Zahlungsanforderung
- Abrechnungsassistent mit allen fälligen Positionen, auch Reisekosten und Einbehalte
- E-Rechnung als ZUGFeRD oder XRechnung, automatische Buchung in der Finanzbuchhaltung
Projektcontrolling
- laut Hersteller über 200 Auswertungen im Standard, etwa Fertigstellungsgrad, Restvolumen, Plan-/Ist-Stunden
- eigene Kennzahlen und Dashboards, zum Beispiel Projektdeckungsbeitrag
- Budgetkontrolle je Projekt
- interne Leistungsverrechnung und Work in Progress nach IAS oder US-GAAP
Service und Support
- Support Desk im Lieferumfang, auf Wunsch mit Zugang für Ihre Kunden
- Reaktions- und Lösungszeiten als Service Level Agreement
- Wartungsintervalle planen, Servicebericht mobil unterschreiben lassen
- projektbezogene Produktion, seit Version 8.1 auch Fremdfertigung
Im Büro, im Browser, unterwegs
- Hauptprogramm innerhalb von SAP Business One
- Web Client mit fast allen Funktionen des Hauptprogramms, Menü wie im Hauptprogramm
- App für Android („MARIProject“) und iOS („Project Tools“)
- Berechtigungskonzept und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Wann sich MARIProject lohnt
Wenn Stunden und Reisekosten den größten Teil der Projektkosten ausmachen, mehrere Abrechnungsarten nebeneinander laufen oder Mitarbeiter über viele Projekte hinweg eingeplant werden. Wer Projekte vor allem als Kostenträger für Material und Belege führt, kommt oft mit dem Standard aus.
Herstellerangaben: MARIProject-Funktionen bei MARINGO. Einen Praxisbericht schreibt unser Berater Alexander Lomp im b1-blog: MARIProject: Projektmanagement für SAP Business One.
Standard oder MARIProject: was wofür gedacht ist
Eine erste Zuordnung. Die Entscheidung hängt an Ihren Abrechnungsmodellen, der Zahl der Projektmitarbeiter und daran, wo Ihre Projekte heute Marge verlieren.
| Aufgabe | Standard von SAP Business One | Mit MARIProject |
|---|---|---|
| Projekt gliedern | Unterprojekte, Stufen mit Aufgaben und Abhängigkeiten | Projektstrukturplan mit beliebig vielen Hierarchiestufen und Meilensteinen |
| Termine darstellen | Gantt-Diagramm der Stufen | Gantt-Diagramm mit Verfügbarkeit über alle Projekte, inklusive Urlaub |
| Kosten verfolgen | Budget, Plan- und Ist-Kosten, Fakturierung, Gewinn | Auswertungen zu Fertigstellungsgrad, Restvolumen, Plan-/Ist-Stunden; eigene Kennzahlen |
| Abrechnen | Assistent für Lieferscheine und Ausgangsrechnungen, auch Teilrechnungen | Aufwand, Festpreis, Anzahlung, Meilenstein, Stichtag, periodisch; Einbehalte |
| Stunden erfassen | – | am Arbeitsplatz, im Web Client, per App; mit Freigabe |
| Reisekosten | – | erfassen, freigeben, erstatten, weiterberechnen |
| Ressourcen planen | – | Auslastung, Pool-Planung, Verfügbarkeitsanzeige |
| Unfertige Leistungen bewerten | – | Work in Progress nach IAS oder US-GAAP |
| Support-Tickets | – | Support Desk mit Kundenzugang und Service Level Agreements |
„–“ heißt: in den Beschreibungen des Standardmoduls, auf die sich diese Seite stützt, nicht genannt. Ob sich ein Teil davon mit Bordmitteln von SAP Business One abbilden lässt, klären wir im Gespräch.
Für welche Unternehmen sich Projektmanagement in SAP Business One eignet
MARINGO nennt drei Zielgruppen für MARIProject. Für zwei davon haben wir eigene Branchenseiten.
Dienstleister und Beratungen
Pro Projekt muss klar sein, ob geplante, erbrachte und berechnete Stunden in einem wirtschaftlichen Verhältnis stehen. SAP Business One für Dienstleister
Ingenieur- und Planungsbüros
Lange Projektlaufzeiten verlangen, die Rentabilität über Monate im Blick zu behalten – mit Abschlägen und Meilensteinen statt einer Schlussrechnung.
Anlagen- und Maschinenbau
Neben den Stunden ist der Projekteinkauf mit vielen Artikeln zu steuern, oft mit Fremdfertigung. SAP Business One im Anlagen- und Maschinenbau
Vom Beratungsgespräch zum laufenden Projektcontrolling
Die init consulting AG übernimmt Beratung, Einführung, Schulung und Support aus einem Haus.
Beratungsgespräch
Sie schildern, wie Projekte heute kalkuliert, erfasst und abgerechnet werden. Wir ordnen ein, ob das Standardmodul reicht oder MARIProject den Aufwand senkt.
Analyse der Projektabläufe
Abrechnungsarten, Freigabewege, Zeiterfassung und die Auswertungen, die heute außerhalb des Systems entstehen. Daraus ergibt sich der Umfang.
Konzept und Angebot
Sie erhalten ein Angebot mit Lizenzen, Einführung und Schulung. MARINGO weist darauf hin, dass MARIProject professionell implementiert werden muss – das ist Teil des Angebots.
Einführung und Test
Stammdaten, Projektvorlagen, Freigaben und Abrechnungsarten werden eingerichtet und mit echten Projekten geprüft, bevor sie produktiv gehen.
Schulung und Betrieb
Projektleiter, Mitarbeiter und Buchhaltung werden für ihre Rolle geschult. Danach bleiben wir Ansprechpartner: Ticket-Support, Hotline, Remote-Zugriff und Versionswechsel.
Was Projektmanagement in SAP Business One nicht leistet
Diese Punkte beantworten wir lieber hier als im Erstgespräch.
MARIProject ist ein Zusatzprodukt
Es gehört nicht zum Standard von SAP Business One, setzt eine SAP-Business-One-Installation voraus und hat eigene Lizenzkosten. Hersteller ist die MARINGO Computers GmbH.
Reisekosten und Verfügbarkeit: nicht im Standardmodul beschrieben
In den Beschreibungen des Standardmoduls kommen weder Reisekosten noch Ressourcenplanung mit Verfügbarkeit vor. Wer beides braucht, plant MARIProject ein.
Bewertung unfertiger Leistungen nach HGB
MARINGO dokumentiert Work in Progress nach IAS und US-GAAP. Wie die Werte in einen HGB-Abschluss überführt werden, legen wir im Projekt mit Ihrer Buchhaltung fest.
Keine Lohn- und Gehaltsabrechnung
Anwesenheit und Gleitzeit werden erfasst, die Lohnabrechnung erledigt das nicht. Dafür gibt es die Personalabrechnung.
Ohne Erfassungsdisziplin keine Auswertung
Projektcontrolling zeigt nur, was gebucht wurde. Werden Stunden erst am Monatsende nachgetragen, bleibt die Nachkalkulation ungenau – mit jeder Software.
App-Namen unterscheiden sich
Im Google Play Store heißt die App „MARIProject“, im Apple App Store „Project Tools“. Gemeint ist dieselbe Anwendung.
Begriffe, die auf dieser Seite vorkommen
- Stufe
- Abschnitt eines Projekts im Projektmanagement von SAP Business One. Eine Stufe nimmt Aufgaben auf und trägt einen Fertigstellungsgrad.
- Abrechnungsassistent
- Funktion, die abrechenbare Positionen eines Projekts sammelt und daraus Rechnungen erzeugt. Es gibt ihn im Standard und, mit mehr Abrechnungsarten, in MARIProject.
- Abrechnung nach Aufwand
- Der Kunde zahlt die tatsächlich geleisteten und freigegebenen Stunden und Kosten. Gegenstück zum Festpreis.
- Fertigstellungsgrad
- Anteil der erledigten Arbeit an einem Projekt oder einer Stufe, in Prozent.
- Work in Progress (WIP)
- Bewertung bereits erbrachter, noch nicht abgerechneter Leistungen zum Stichtag. Auf Deutsch: unfertige Leistungen.
Was Unternehmen zum Projektmanagement in SAP Business One wissen wollen
Hat SAP Business One ein eigenes Projektmanagement?
Ja. Das Standardmodul gliedert Projekte in Unterprojekte und Stufen, verknüpft Belege und Aktivitäten, zeigt Budget und Gewinn und erzeugt über einen Abrechnungsassistenten Lieferscheine oder Ausgangsrechnungen. Für Zeiterfassung, Reisekosten und Ressourcenplanung ergänzen wir MARIProject.
Wann reicht der Standard, wann brauchen wir MARIProject?
Der Standard reicht oft, wenn Projekte vor allem Material und Belege bündeln. MARIProject lohnt sich, wenn Arbeitszeit das Hauptprodukt ist: wenn Stunden und Reisekosten projektgenau erfasst, freigegeben und nach unterschiedlichen Modellen abgerechnet werden sollen.
Was ist MARIProject?
MARIProject ist eine Projektmanagement-Software der MARINGO Computers GmbH aus Köln, vollständig in SAP Business One integriert. Sie deckt Angebotskalkulation, Projekteinkauf, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Reisekosten, Projektabrechnung, Projektcontrolling sowie Service und Support Desk ab.
Können Mitarbeiter ihre Stunden im Browser oder mobil erfassen?
Mit MARIProject ja: im Hauptprogramm, im Web Client oder in der App für Android und iOS. Der Web Client enthält laut Hersteller fast alle Funktionen des Hauptprogramms, Freigaben sind auch unterwegs möglich.
Welche Abrechnungsarten unterstützt MARIProject?
Festpreis, Aufwand, Anzahlung, Meilenstein, Stichtag, periodische und wiederkehrende Abrechnung sowie Zahlungsanforderungen. Der Abrechnungsassistent schlägt alle fälligen und freigegebenen Positionen vor, auch Reisekosten und Einbehalte.
Was kostet Projektmanagement mit SAP Business One und MARIProject?
Die Kosten setzen sich aus Lizenzen, Einführung und Schulung zusammen und hängen davon ab, ob Sie die Lösung in der Cloud oder im eigenen Haus betreiben und wie viele Mitarbeiter welche Lizenz brauchen. Eine erste Einschätzung liefert die Projektkosten-Kalkulation; die Preise für SAP Business One stehen auf der Seite Preise und Kosten.
Läuft MARIProject in der Cloud?
MARIProject gibt es On-Premise und als Cloud-Variante. Bei der Cloud-Variante enthält der Preis laut Hersteller neben der Lizenz auch den Betrieb. Welche Variante passt, hängt auch davon ab, wie SAP Business One bei Ihnen betrieben wird.
Wer betreut uns nach der Einführung?
Dieselbe Mannschaft, die eingeführt hat. Die init consulting AG bietet Ticket-Support, eine telefonische Hotline und Remote-Zugriff sowie laufende Wartung und Versionswechsel. Zum Support
Besprechen Sie Ihr Projektgeschäft mit uns
Bringen Sie ein typisches Projekt mit: Angebot, Stundenaufstellung und Rechnung. Wir zeigen Ihnen, was SAP Business One im Standard abdeckt und wo MARIProject Erfassung und Abrechnung verkürzt.
Ihr Ansprechpartner
- Name
- Alexander Lomp
Berater Projektgeschäft und MARIProject, Remscheid - Telefon
- +49 2191 4378 555
- Zentrale
- +49 8456 2 78 04-0
Ruppertswies 14, 85092 Kösching
