ELO Dokumentenmanagement für SAP Business One
Das Dokumentenmanagement Add-On B1ECM bietet Anwendern der ERP Software SAP Business One ein umfassendes, durchgängiges und gleichzeitig einfach anwendbares Informations- und Dokumentenmanagement. Die technischen und logischen Prozesse der Daten- und Dokumentenverarbeitung werden mit B1ECM zum umfassenden Handlungs- und Informationsmanagement erweitert.
Übersicht über den Leistungsumfang der Standardintegration von B1ECM
- Automatische Belegarchivierung aus SAP Business One mit Versionierung
- Rechtssichere Aufbewahrung des kaufmännischen Beleggutes
- Vorgangsbezogene Zuordnung externer Belege, Dateien und E-Mails in SAP Business One
- Barcodeverarbeitung zur automatischen Ablage von Scanbelegen (z. B. rückkehrende Belege wie unterschriebene Lieferscheine)
- Umfangreiche Recherchemöglichkeiten innerhalb SAP Business One und ELO
- Rechtssichere Aufbewahrung und Langzeitarchivierung
B1ECM bietet eine Daten- und Dokumentenverarbeitung mit überzeugend einfacher Handhabung, je nach Anwendungsfall vollautomatisch im Hintergrund.
Vorteile von B1ECM Dokumentenmanagement
Durch B1ECM ist das ERP-System SAP Business One mit dem ECM-System ELO fest verbunden. Die Dokumentenmanagement Lösung bietet vielfältige Möglichkeiten, verschiedene Dokumente zu SAP-Belegen zuzuordnen.
- Alle Dokumente sind in ELO und SAP Business One auffindbar
- Jedes beliebige Dokument kann hinzugefügt werden
- Das Dokumentenmanagement ermöglicht die Digitalisierung aller Unterlagen
- Verwaltungsschritte werden verringert und sparen langfristig Zeit
- Mit der Dokumentenmanagement Lösung wird die größtmögliche Transparenz erreicht, da alle Dokumente zentral gespeichert sind
Funktionen von B1ECM Dokumentenmanagement
In SAP Business One kann jedes beliebige Dokument zu einem Vorgang hinzugefügt werden. Nach Buchung des Eingangsbelegs werden zugehörige Dokumente sicher aufbewahrt und sofort richtig verknüpft:
- Verarbeitung von Dokumenten mittels Druckablage, manuelle Ablage oder Barcode-Zuordnung
- Verschlagwortung und Indizierung auf Basis des SAP-Beleges
- Verschieben in das ELO-Archiv
- Verbuchung und Archivierung von mehreren Dokumenten nacheinander verringert den täglichen Verwaltungsaufwand und spart Zeit
- Nacharchivierung gedruckter Dokumente nach der Einführung von B1ECM
- Die SAP-Suchfunktion ermöglicht anhand eines Suchbegriffs alle gespeicherten Dokumente zu durchsuchen
- Die Suchergebnisse werden übersichtlich in einer Trefferliste aufgelistet
Administration von B1ECM Dokumentenmanagement
- Die Administration von B1ECM ist bequem über den Browser erreichbar
- Es können mehrere SAP-Mandanten zu einem ELO-Archiv verbunden sein
- Druck- und Scanpfade werden in der SAP-Verbindung hinterlegt
Technisch besteht B1ECM aus zwei Bestandteilen:
- Das B1ECM-AddOn im SAP-Client ermöglicht die manuelle Ablage, ELO-Suche und das Öffnen von ELO-Belegen
- Der B1ECM-Service wird üblicherweise auf dem ELO-Server mit installiert. Der B1ECM-Service übernimmt die Verarbeitung der Druck- und Scanbelege
Dokumentenmanagement B1ECM-Invoice: Ablauf
Rechnungen werden mithilfe von B1ECM-Invoice erfasst, freigegeben und gebucht. Mit der Dokumentenmanagement Lösung agieren das ERP-System SAP Business One und das ECM-System ELO miteinander.
Die Verarbeitung von Eingangsrechnungen Im Dokumentenmanagement AddOn B1ECM-Invoice läuft in verschiedenen Schritten ab. Die einzelnen Bearbeitungsschritte werden den zuständigen Personen zugewiesen:
- Import der gescannten und per E-Mail empfangenen Rechnungen
- Sichtprüfung und ggf. Daten ändern oder hinzufügen
- Dokumententrennung
- Extraktion der Daten
- Manuelle Verschlagwortung, falls Daten nicht automatisch erkannt wurden
Dokumentenmanagement B1ECM Invoice: Prüfprozess
Die Dokumente durchlaufen die folgenden Prüfungsschritte:
- Formelle Prüfung: Inhalt des Formulars mit den Daten auf dem Dokument abgleichen, und gegebenenfalls korrigieren
- Fachliche Prüfung: Freigabe von geprüften Dokumenten erfolgt durch berechtigte Personen
- Buchhalterische Prüfung und Buchung nach erfolgter Freigabe, z.B. Prüfung auf korrekte Steuerkennzeichen
- Rückfragen an Kollegen oder Klärungen mit Lieferanten sind im Prüfungsprozess jederzeit möglich
Dokumentenmanagement B1ECM: Maringo Integration
- Die Maringo Integration ist eine Erweiterung für die Lösung B1ECM Invoice
- Ziel ist es, eine Eingangsrechnung zu einem Einkaufsvorgang zu verbuchen
- Der Rechnungsprozess in der Maringo Integration läuft genauso ab wie bei B1ECM-Invoice
- Es gibt lediglich an einigen Prozessabschnitten die Erweiterung zu Maringo
- Nach Freigabe der Rechnung wird sie an den Einkaufsvorgang in MariProject gebucht und an SAP Business One übergeben
- Die Integration ermöglicht den Zugriff auf das Rechnungsdokument aus Maringo und aus SAP
- Alle Informationen sind übergreifend in Maringo, SAP und ELO verfügbar