Mehrwertsteuersenkung mit SAP Business One

Mehrwertsteuersenkung zum 01.07.2020

Mögliche  Vorgehensweise zur anstehenden Mehrwertsteuersenkung und deren Umstellung zum 01.07.2020 für Anwender, die die Umsatzsteuervoranmeldungen über das ElsterAddon übertragen und den DATEV Export für die Finanzbuchhaltungsdaten nutzen.

Zum jetzigen Zeitpunkt ist jedoch noch nicht final entschieden, wie sich die Finanzbehörden die Umstellung zur Senkung der Mehrwertsteuer im Detail ausgestaltet. Deshalb lag der Fokus bei der Konzeption auf einer schnellen Implementation der notwendigen Änderungen zur Senkung der MwSt zum 01.07.2020.

Weiter fand die Konzeption unter der Berücksichtigung eines möglichst problemlosen Übergangs für die User und einer anpassungsfähigen Lösung. Diese Lösung zielt auf Detailänderungen, die auch nach dem 01.07.2020 durch die Finanzbehörden und der Partner wie DATEV reagieren kann, statt.

Die Vorgehensweise geht prinzipiell erstmal davon aus, dass dieselben Steuerkennzeichen für die Standardbelegvorgänge genutzt werden, und dass Erlöse und Aufwände sowie die Steuern weiter auf dieselben Konten im Kontenplan gebucht werden wie bisher.

Zusammenfassend wird also angenommen, dass die Belegbearbeitung/-erstellung für die Nutzer ab dem 01.07. weitestgehend gleich bleibt. 

Grob skizziert beruht die Vorgehensweise:

  1. Auf der Anpassung der B1 (Business One) Steuerkennzeichen auf die Steuersätze zum 01.07.2020 für die Mehrwertsteuersenkung.
  2. Einer Einführung von neuen  B1 Steuerkennzeichen für Vorgänge im Juni mit Wirkung im Juli und umgekehrt.
  3. Der Nutzung des B1 Steuerumbuchungsassistent für die notwendigen Umbuchungen umstellungsübergreifender Vorgänge (z.B. Rechnungsstellung vor dem 01.07.2020 mit 7%/19% und Zahlung mit Skonto nach dem 01.07.2020).
  4. Der angepassten manuellen Erfassung von Spezialfällen ggf. über manuelle Journalbuchungen unter der Einrichtung weiterer Konten oder Steuerkennzeichen.

Die weiteren Schritte können implementiert werden, wenn Finanzbehörden und DATEV ihre Vorgehensweise festgelegt haben:

  1. Anpassung der SAP B1 Steuererklärungsfelder (UVA Kennziffern) – nachdem durch die Finanzbehörden festgelegt wurde, auf welche Kennziffern die Umsätze mit den geänderten Steuersätzen gemeldet werden müssen. Spätestens zum Zeitpunkt der Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung für den Juli 2020.
  2. Anpassung des Mappings des SAP B1 Kontenplans auf den neuen DATEV Kontenplan für den korrekten Export der Daten, wenn der DATEV Export für die Monate ab Juli 2020 ansteht und die ggf. notwendige Änderung des Mappings der SAP B1 Steuerkennzeichen auf neue DATEV Steuerschlüssel.

Wir weisen darauf hin, diese Vorgehensweise zur Mehrwertsteuersenkung vorab mit ihrem Steuerberater abzustimmen, da wir keine steuerliche Beratung für ihre Finanzbuchhaltung abgeben dürfen!

Anpassung der B1 Steuerkennzeichen

Unter dem Pfad:

Administration > Definition > Finanzwesen > Steuer > Steuerkennzeichen

können Sie die notwendige Anpassung des Steuersatzes durchführen.

Mit einem Doppelklick auf die Zeilennummer vor dem zu ändernden Steuerkennzeichen öffnen Sie die Detailinformation. Dort legen Sie dann den neuen Steuersatz (16% oder 5%) und den Gültigkeitsbeginn (01.07.20) für den neuen Steuersatz fest. Bitte vergessen Sie nicht, beide Masken die Steuerdetaildefintion und die eigentliche Steuerdefinition zu ‚Aktualisieren, damit sie zur Senkung der MwSt greifen.

Sie markieren in der Spalte „Code“ für jede Zeile (Zum Beispiel „A2“) und aktivieren die Schaltfläche Steuerdefinition

Steuerzeichendefinition
 

Das Fenster „Steuerdefinition“ öffnet sich:

Sie fügen folgende Zeilen ein:
3.) 01.07.2020 16,000
4.) 01.01.2021    19,000

mit Aktualisieren speichern Sie die Werte

Steuerdefinition Felder
 

Die Zuordnung der Konten für die Steuerkennzeichen wird, wie in der prinzipiellen Vorgehensweise schon beschrieben, nicht geändert

Zuordnung der Konten für die Steuerkennzeichen
 

Einführung von neuen  B1 Steuerkennzeichen für Vorgänge zur Mehrwertsteuersenkung im Juni mit Wirkung im Juli und umgekehrt

In älteren Business One Datenbank Installationen, -die schon die Mehrwertsteuerumstellung von 16 auf 19% zum Jahreswechsel 2006/2007 mitgemacht haben- gibt es für 19% schon Steuerkennzeichen die nur angepasst werden müssen (siehe nachfolgende Tabelle).

Gibt es diese Steuerkennzeichen in ihrem System nicht, sollten diese angelegt werden. Für nicht Standardgeschäftsfälle können diese angelegt werden, wenn Sie zum erstmal benötigt werden.

So kann es im günstigsten Fall sein, dass Sie - wenn Sie nur inländische Umsätze mit 16%/19% haben - nur die Kennzeichen A21, A22 und V21, V22 benötigen.

Die Kennzeichen können Sie dann wieder unter dem Pfad:

Administration > Definition > Finanzwesen > Steuer > Steuerkennzeichen

analog zur Pflege der Steuersätze anpassen oder neu einpflegen. Die einzelnen Merkmale finden Sie in der folgenden Tabelle:

Steuerkennzeichen
 

Alle Kontenangaben beziehen sich auf den SKR03 -  die Kontenzuordnung für den SKR04 kann analog erfolgen.

Die gelb hinterlegten Konten müssen im Kontenplan neu eingefügt werden. 

Als Vorlage  für die neuen Konten können die schon bestehenden Konten
1771 für das Konto 1767 „Umsatzsteuer 5%“ (neuer Name)
und 
1571 für das Konto 1564 „Vorsteuer 5%“ (neuer Name) verwendet werden.

Wir weisen darauf hin, diese Vorgehensweise zur Mehrwertsteuersenkung vorab mit ihrem Steuerberater abzustimmen, da wir keine steuerliche Beratung für ihre Finanzbuchhaltung abgeben dürfen!

Nutzung des B1 Steuerumbuchungsassistent für die notwendigen Umbuchung umstellungsübergreifender Vorgänge

Wir verwenden für die Darstellung einer notwendigen Umbuchung  eine Rechnung die im Juni mit dem Steuerkennzeichen A2 (19%) ausgefertigt wurde und dann vom Kunden unter Abzug von Skonto im Juli bezahlt wird:

Rechnung:

Steuerumbuchungsassistent
 

Zahlung:

Steuerumbuchungsassistent Zahlung
 

Sie sehen, dass trotzdem das Steuerkennzeichen A2 seit dem 01.07.2020  mit Steuersatz von 16% verbunden ist, das System hier automatisch auf den Skontobetrag mit 0,38€ 19% Steuer korrigiert.
Um die Umbuchung durchzuführen, öffnen Sie den Steuerumbuchungsassistenten über den Pfad 

Administration > Dienstprogramme > Steuerumbuchungsassistent

Ziel der Umbuchung ist es den korrigierten Steuerbetrag aufgrund des Skontoabzugs vom Steuerkennzeichen A2 auf das Steuerkennzeichen A22 umzubuchen.

Damit wird erreicht, dass ab dem 01.07.2020 dem Steuerkennzeichen A2 keine Buchung mit 19% Steuer  zugerechnet wird, sondern die Umsätze die mit 19% gebucht wurden mit dem Steuerkennzeichen A21 verbunden sind.

Schritt 1 Steuerumbuchungsassistent: 
Bitte überspringen

Schritt 2 Auswahlkriterien:
Wählen Sie den Zeitraum ab 01.07.2020,
den Steuersatz 19%
und das Steuerkennzeichen A2

Steuerumbuchungsassistent Auswahlkriterien
 

Ebenso können Sie auch ein Sachkonto wählen  (Option unten rechts) wenn Sie z.B. nur Buchungen von einem bestimmten Sachkonto mit dem Steuerkennzeichen A2 zur Umbuchung vorgeschlagen bekommen möchten.

In unserem Beispiel ist das aber erstmal nicht notwendig.

Schritt 3 Transaktionsauswahl:
In der Transaktionsauswahl legen Sie durch Anhaken fest, welche Buchungen umgebucht werden sollen.

Transaktionsauswahl
 

Schritt 4 Transaktionsbestätigung:
In der Transaktionsauswahl müssen wir ein Interimskonto einfügen. 

Wir haben hier eigens das Konto 9010  „Interim Steuerumbuchung“   im Bereich Vortrags- und Statistische Konten ohne Bilanzausweis des Kontenplans angelegt.

Dann wählen wir das Konto 8730 als Erlöskonto da wir - nach den Prinzipien dieser Lösung - keine Erlös- oder Aufwandskonten ändern wollen.
Und als letztes das Ausgangsteuerkennzeichen A22, auf das wir umbuchen wollen.

Transaktionsbestätigung
 

Schritt 5 Steuerumbuchungsassistent:
Schließen Sie den Steuerumbuchungsassistent über „Fertigstellen“.  Danach öffnen wir die vom System erstellte Journalbuchung, und können feststellen, dass wir die Steuerkorrektur erfolgreich auf das Steuerkennzeichen A22 umgebucht haben.

Steuerumbuchungsassistent Fertigstellen
 

Zusatzbemerkung:
Bitte verwenden Sie den Steuerumbuchungsassistent, um andere Steuerkennzeichen entsprechend umzubuchen.

Wir haben in unserer Lösung keine Umbuchung auf ein anderes Erlöskonto vorgenommen.

Natürlich haben Sie aber auch die Möglichkeit - in Schritt 4 - durch Auswahl eines anderen Erlöskontos nicht nur das Steuerkennzeichen zu ändern, sondern ebenso den Erlös auf ein anderes Konto umzubuchen.  

Manuelle Erfassung von Spezialfällen unter Verwendung der neu eingeführten Steuerkennzeichen

Im Gesamten gilt die Empfehlung, alle offenen Vorgänge aus dem Zeitraum zum 01.07. 2020 auch noch im Monat Juni abzuschließen. 

Wenn das allerdings nicht möglich sein sollte und Belege ab dem 01.07.2020 mit einem Steuersatz von 19% oder 7% gebucht werden müssen,  weil zum Beispiel die Leistungserbringung schon im Juni erfolgte, beachten Sie folgende Angaben. Verwenden Sie bitte direkt bei der Belegerstellung das sachlich richtige Zusatzkennzeichen wie Sie vorab angelegt wurden (Einführung von neuen  B1 Steuerkennzeichen für Vorgänge im Juni mit Wirkung im Juli und umgekehrt).

Das bedeutet zum Beispiel bei der Erstellung einer Eingangsrechnung, die Ihnen mit Belegdatum Juli zugeht und die 19% Umsatzsteuer ausweist, weil die Leistungserbringung schon im Juni stattgefunden hat, dass Sie die Rechnung dann direkt mit dem Steuerkennzeichen V22 einbuchen.

Manuelle Erfassung von Spezialfällen für die aktuelle Mehrwertsteuersenkung
 

Anpassung der B1 Steuererklärungsfelder (UVA Kennziffern) für die Mehrwertsteuersenkung

– nachdem durch die Finanzbehörden festgelegt werden auf welche Kennziffern die Umsätze mit den geänderten Steuersätzen gemeldet werden müssen und spätestens zum Zeitpunkt der Übertragung der Umsatzsteuervoranmeldung für den Juli

Da zum aktuellen Zeitpunkt schon festgelegt zu sein scheint, dass die Umsätze mit 16 und 5% auf die UVA Kennziffer 35 gemeldet werden, möchten wir Ihnen am  Beispiel der Steuerkennzeichen A2, A21 und A22 vorstellen wie das in der Definition der Steuererklärungsfelder durchzuführen ist.

Sie erreichen die Definition der Steuererklärungsfelder über 

Administration > Definition > Finanzwesen > Steuer > Steuererklärungsfelder

Ausgangssituation:

So passung die B1 Steuererklärungsfelder zur Mehrwertsteuersenkung an
 

Zunächst ändern wir im Kopf des Fensters das Gültigkeitsdatum für diesen Satz von Steuererklärungsfeldern auf den 01.07.2020.

Durch einen Doppelklick auf die Zeile 9 öffnen wir die Boxdefinition für das Feld 51. Dort können wir über die Auswahlliste der Umsatzsteuerkennzeichen das Kennzeichen A2 durch das Kennzeichen A22 ersetzen.

Umsatzsteuerkennzeichen
 

Nachdem ‚Aktualisieren‘ fügen wir dann das Steuerkennzeichen A2 und A21 analog in der Boxdefinition der UVA Kennziffer 35 ein.

Aktualisieren Steuerkennzeichen zur Senkung der MwSt
 

Nachdem wir auch diesen Schritt mit „Aktualisieren“ abgeschlossen haben, erhalten die Kennziffern die gewünschte neue Zuordnung.

Aktualisieren Steuerkennzeichen zur Mehrwertsteuersenkung abschliessen
 

Anpassung des Mappings des B1 Kontenplans auf den neuen DATEV Kontenplan für den korrekten Export der Daten wenn der DATEV Export für die Monate ab Juli 2020 ansteht und die ggf. notwendige Änderung des Mappings der B1 Steuerkennzeichen auf neue DATEV Steuerschlüssel 

Sind die Buchungsdaten für die Monate Januar bis Juni 2020 per DATEV Export exportiert und übertragen und steht der Export der Daten für den Zeitraum ab Juli 2020 an, dann können Sie das Mapping ihres Kontenplans und Ihrer Steuerkennzeichen auf die dann für das 2. Halbjahr 2020 von DATEV verwendeten Konten und Schlüsseln ändern.

Damit erreichen Sie, dass obwohl Sie weiterhin auf dieselben Konten wie im 1. Halbjahr gebucht haben, trotzdem die Erlöse und Aufwände auf die richtigen (Automatik-)konten für die Verarbeitung in DATEV exportieren.

Die Steuerkennzeichen – DATEV Steuerschlüssel Zuordnung ändern sie in der Definition der Steuerkennzeichen

Administration > Definition > Finanzwesen > Steuer > Steuerkennzeichen

Mit einem Doppelklick auf  den Zeilenkopf öffnet sich wieder das Fenster „Steuer-Definition: A2“ und dort können Sie dann in der Spalte DATEV Kennzeichen für den Zeitraum ab 01.07.2020 den neuen DATEV Schlüssel eingeben.

Anpassung des Mappings des B1 Kontenplans
 

Das Mapping der Konten ändern Sie in der Transaktion Kontenplan unter 

Finanzwesen > Kontenplan

Dort wählen Sie das Konto dessen Mapping Sie ändern möchten, mit einem Klick auf den Button „Kontodetails“  öffnen Sie das Detailfenster und können dort im Fußbereich das Mapping im Feld DATEV Konto ändern indem Sie dort das abweichende DATEV Konto eintragen.

Finanzwesen Kontenplan
 

Zusatzbemerkung:

  1. In diesem Zusammenhang möchten wir nochmals darauf hinweisen, dass für die steuerrechtlich konforme Umsetzung der Änderungen in Ihrem Hause zur Mehrwertsteuersenkung, eine Abstimmung mit Ihrem Steuerberater unbedingt notwendig ist!
  2. Notieren Sie sich die Änderungen die sie durchgeführt haben. Sie müssen die Anpassungen für den DATEV Exporte ab Januar 2021 wieder zurücknehmen
 

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