XRechnung, die elektronische Rechnung mit SAP Business One

Grundsätzlich ist jede Rechnung, die elektronisch versandt wird, eine E-Rechnung, also eine papierlose Rechnung. Das können Rechnungs-Datensätze oder auch Bilddateien sein. Meist erhalten Sie diese Dokumente als E-Mail oder Download aus einem Portal. Sicher laden Sie sich so bereits Telefonrechnungen Ihres Kommunikationsanbieters herunter, denn diese Branche gehört zu einer der ersten, welche elektronische Rechnungen erstellte.


     

Die elektronische Rechnung wird ab 2025 in Deutschland für alle Pflicht

Ab 2025 müssen Unternehmen elektronische Rechnungen (XRechnung) empfangen können. Bereits im Jahr 2020 wurde die XRechnung in Deutschland eingeführt und damit die europäische Norm EN-16931 umgesetzt. Diese wird jetzt auf nahezu alle Unternehmen erweitert, mit wenigen Ausnahmen und einer Übergangsfrist bis 2027.

Mit dem Wachstumschancengesetz wird die Digitalisierung in deutschen Unternehmen schneller vorangetrieben. Für die Wirtschaft und die Produktivität einzelner Unternehmen bedeutet das eine einmalige Chance!

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Mit Inkrafttreten des Gesetzes muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. 


Bei der Ausstellung gelten die neuen Regelungen für folgende Empfängergruppen:

  • Der Empfänger ist ein Unternehmen, das in Deutschland ansässig ist
  • Grundstücksbezogene Leistungen, sowohl an private Haushalte, als auch an Unternehmen
  • Der Empfänger ist eine jurisitische Person, die kein Unternehmer ist

 

Bei der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gibt es aber Ausnahmen:

  • Rechnungen mit Beträgen bis 250 Euro
  • Fahrausweise 
  • steuerfreie Umsätze

Welche elektronischen Rechnungsformate gibt es?

  • Die XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat. Die XRechnung kann daher ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.
  • Das ZUGFeRD-Format ist eine hybride Lösung: Sie liefert die Rechnungsinformationen einerseits als strukturierte XML-Daten und andererseits das Rechnungsbild im PDF-Format. Auch bei diesem Format können die Informationen ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.
    Das ZUGFeRD Format wird gemäß der E-Rechnungs-Verordnung von Unternehmen auch als Austauschformat anerkannt.

Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?

Elektronische Rechnungen müssen zwingend auch elektronisch verarbeitet und archiviert werden. Ein Medienbruch, d. h. zum Beispiel das Ausdrucken von E-Rechnungen zur Archivierung, darf nicht vorgenommen werden. Da XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format der Papierrechnung gleichgestellt sind, gilt auch hier die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. 


Dokumentenmanagementsysteme wie B1ECM unterstützen bei der rechtssicheren Archivierung von Rechnungen und stellen sicher, dass Rechnungen über die Aufbewahrungsfrist hinweg nicht verändert werden können.

 

Warum sollte ich mein Unternehmen schon heute auf die elektronische Rechnung umstellen?

Mit der planmäßigen Umsetzung der XRechnung können Unternehmen bereits heute von optimierten Prozessen und Effizienzsteigerungen profitieren!

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