E-Rechnung mit SAP Business One: empfangen seit 2025, versenden ab 2027
Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 alle. Eine PDF-Rechnung per E-Mail reicht dann nicht mehr.
Wir klären mit Ihnen, wie SAP Business One XRechnung und ZUGFeRD erzeugt, wie eingehende E-Rechnungen geprüft und gebucht werden und wo sie revisionssicher liegen.
Was eine E-Rechnung ist und was nicht
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Sie wird so ausgestellt, übermittelt und empfangen, dass ein System sie ohne Abtippen lesen kann. Die gängigen Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD.
Eine PDF-Datei, ein Scan oder ein Foto einer Rechnung ist keine E-Rechnung, auch wenn sie per E-Mail kommt. Bei ZUGFeRD steckt der Datensatz in der PDF-Datei; maßgeblich ist der Datensatz, nicht das Bild.
Für Unternehmen mit SAP Business One heißt das: Ausgangsrechnungen müssen als Datensatz das System verlassen, eingehende E-Rechnungen sollen ohne Medienbruch geprüft, gebucht und im Originalformat archiviert werden.
- Empfang
- Pflicht für alle inländischen Unternehmen seit 01.01.2025
- Ausstellung, Stufe 1
- ab 01.01.2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
- Ausstellung, Stufe 2
- ab 01.01.2028 für alle inländischen Unternehmen
- Gilt für
- Umsätze zwischen Unternehmen, die beide im Inland ansässig sind
- Formate
- XRechnung, ZUGFeRD 2.x (ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL)
- Keine E-Rechnung
- PDF, Scan, Bilddatei
- Aufbewahrung
- 8 Jahre, im Originalformat
- Rechtsgrundlage
- § 14 UStG, Übergang nach § 27 Abs. 38 UStG (Wachstumschancengesetz)
E-Rechnungspflicht in drei Stufen
Der Empfang ist schon Pflicht. Für den Versand gelten Übergangsfristen, die vom Umsatz des Vorjahres abhängen.
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seit 01.01.2025
Empfangen
Alle Unternehmen im Inland müssen E-Rechnungen empfangen können. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach. Wie die Rechnung danach geprüft und gebucht wird, ist eine eigene Frage.
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ab 01.01.2027
Versenden bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz
Wer im Vorjahr mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss im inländischen B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen. Papier- und PDF-Rechnungen sind dann nur noch für Unternehmen unterhalb der Grenze zulässig.
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ab 01.01.2028
Versenden für alle
Die Übergangsfrist endet für alle Unternehmen. Auch Rechnungen im EDI-Verfahren müssen dann den Anforderungen an die E-Rechnung genügen.
Was bis dahin gilt
Für Umsätze in 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen noch Papierrechnungen ausstellen; andere elektronische Rechnungen, etwa PDF, nur mit Zustimmung des Empfängers. In 2027 gilt das nur noch bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro. EDI-Verfahren bleiben bis Ende 2027 zulässig, auch wenn sie nicht der EN 16931 entsprechen.
Was das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2026 klarstellt
Das Bundesfinanzministerium hat zum dritten Mal ergänzende Regeln veröffentlicht. Die Leistungsbeschreibung muss im strukturierten Datensatz so eindeutig stehen, dass sich Steuersatz und Vorsteuerabzug daraus prüfen lassen. Eine Datei, die nur gegen eine Geschäftsregel verstößt, bleibt grundsätzlich eine E-Rechnung. Wer trotz Pflicht eine Papier- oder PDF-Rechnung ausstellt, begeht keine Ordnungswidrigkeit – die Rechnung ist aber nicht ordnungsgemäß.
Muss diese Rechnung eine E-Rechnung sein?
Empfangen muss jedes Unternehmen. Für das Ausstellen gehen Sie die folgenden Fragen der Reihe nach durch. Sobald eine Antwort zur Ausnahme führt, besteht für diese Rechnung keine E-Rechnungspflicht.
- Sind Sie und Ihr Kunde Unternehmer mit Sitz im Inland, und ist der Umsatz in Deutschland steuerbar? nein keine E-Rechnungspflicht, zum Beispiel bei Privatkunden oder Kunden im Ausland
- Ist der Umsatz nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei? ja keine E-Rechnungspflicht
- Ist es eine Kleinbetragsrechnung bis 250 € brutto? ja keine E-Rechnungspflicht
- Ist es ein Fahrausweis? ja keine E-Rechnungspflicht
- Sind Sie Kleinunternehmer? ja keine E-Rechnungspflicht; E-Rechnungen ausstellen dürfen Sie trotzdem
XRechnung oder ZUGFeRD: welches Format für welchen Fall
Beide Formate erfüllen die EN 16931. Sie unterscheiden sich darin, ob ein Mensch die Rechnung ohne Software lesen kann.
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD |
|---|---|---|
| Aufbau | reiner XML-Datensatz | PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz |
| Lesbar ohne Software | nein, braucht ein Anzeige- oder ERP-Programm | ja, über das PDF-Bild |
| Maßgeblich | der Datensatz | der Datensatz, nicht das PDF-Bild |
| Zulässig als E-Rechnung | ja | ab Version 2.x, ohne die Profile MINIMUM und BASIC-WL |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an öffentliche Auftraggeber, zunehmend auch B2B | B2B, wenn der Empfänger die Rechnung auch als PDF sehen will |
Welches Format Sie ausstellen, hängt meist davon ab, was Ihre Kunden verlangen. Beide aus SAP Business One zu erzeugen, ist üblich; wir klären das in der Bestandsaufnahme.
E-Rechnung im Rechnungsausgang, im Rechnungseingang und im Archiv
Die Pflicht betrifft drei Stellen im System. Für jede gibt es einen Baustein; welche davon Sie brauchen, hängt von Rechnungsvolumen, Kunden und Ihrem heutigen Archiv ab.
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1
Rechnungseingang
- XRechnung oder ZUGFeRD kommt als Datensatz und geht direkt in die Prüfung.
- PDF-Rechnung (solange noch zulässig) wird zuerst erfasst und die Daten werden ausgelesen.
-
2
Digitale Verarbeitung
- Prüfung
- Freigabe
- Buchung in SAP Business One
- Revisionssichere Archivierung im Originalformat
-
3
Weitergabe
- Buchungen und Belege an das Steuerbüro oder an Drittsysteme
SAP Business One und PDFMailer
Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen und versenden
- SAP Business One bringt in der deutschen Lokalisierung Funktionen für XRechnung und ZUGFeRD mit.
- PDFMailer der gotomaxx software GmbH erzeugt Belege als XRechnung oder ZUGFeRD und versendet sie per E-Mail oder als Brief über einen Dienstleister.
- Ob der Standard für Ihre Belege reicht oder PDFMailer sinnvoller ist, klären wir mit Ihren Rechnungslayouts.
B1ECM Invoice
Eingangsrechnungen digital prüfen, freigeben und buchen
- Digitale Rechnungseingangsverarbeitung mit Workflows und Formularen
- Automatische Verschlagwortung der Belege
- B1ECM ist eine Eigenentwicklung der init consulting AG und verbindet SAP Business One mit ELO.
Mehr zu Ablauf und Prüfprozess auf der Seite Dokumentenmanagement B1ECM.
ELO mit B1ECM
E-Rechnungen revisionssicher im Originalformat aufbewahren
- Ablage aus SAP Business One direkt in ELO, mit Verschlagwortung und Suchschemata
- Revisionssichere Archivierung über die Aufbewahrungsfrist
- Die init consulting AG ist zertifizierter Partner der ELO Digital Office GmbH seit 2015.
In fünf Schritten zur E-Rechnung in SAP Business One
Wer ab 2027 versenden muss, sollte das Jahr 2026 für Einrichtung und Tests nutzen. Die Reihenfolge, in der wir mit Ihnen vorgehen:
Beratungsgespräch
Wir klären Ihre Stufe, Ihr Rechnungsvolumen im Aus- und Eingang und was Ihre Kunden heute schon verlangen. Bringen Sie eine typische Ausgangs- und Eingangsrechnung mit.
Bestandsaufnahme
Wir prüfen Release und Lokalisierung Ihres SAP Business One, Ihre Rechnungslayouts und Ihr heutiges Archiv. Daraus ergibt sich, welche Bausteine Sie brauchen.
Rechnungsausgang einrichten
Format, Versandweg und Pflichtangaben im Datensatz werden eingerichtet, die Leistungsbeschreibung in den Belegen geprüft.
Rechnungseingang und Archiv einrichten
Empfangsadresse, Prüf- und Freigabeworkflow und Ablage im Originalformat werden aufgesetzt und in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
Test, Go-Live und Betrieb
Testrechnungen mit ausgewählten Kunden und Lieferanten, danach der Produktivstart vor Ihrem Stichtag. Anschließend Support per Ticket, Hotline und Remote-Zugriff.
Was diese Seite und unsere Beratung nicht leisten
Diese Punkte klären wir lieber hier als im Erstgespräch.
Keine Steuerberatung
Ob eine einzelne Rechnung unter die Pflicht fällt, welcher Umsatz für die 800.000-Euro-Grenze zählt und wie Sonderfälle zu behandeln sind, beantwortet Ihr Steuerbüro. Wir setzen die technische Seite in SAP Business One um.
Ein PDF aus SAP Business One genügt nicht
Eine Rechnung, die als PDF aus dem System per E-Mail geht, ist keine E-Rechnung – auch nicht mit einem ordentlichen Layout. Es braucht den strukturierten Datensatz.
Empfangen heißt noch nicht verarbeiten
Ein E-Mail-Postfach erfüllt die Empfangspflicht. Prüfen, buchen und im Originalformat archivieren muss trotzdem jemand. Ohne Verarbeitung landet die XRechnung als unlesbare XML-Datei in der Buchhaltung.
Das PDF-Bild allein ist kein Archiv
Aufbewahrt werden muss der Datensatz im Originalformat. Wer nur die Ansicht einer E-Rechnung ablegt, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.
Österreich und Schweiz
Die Fristen auf dieser Seite gelten für Deutschland. Für Gesellschaften in Österreich und der Schweiz gelten eigene Regeln, die wir im Projekt gesondert klären.
Ihre Mitwirkung bleibt nötig
Kunden, Lieferanten und Steuerbüro müssen mitziehen: Empfangsadressen erfragen, Testrechnungen austauschen, Verfahrensdokumentation abstimmen. Diesen Teil kann kein Add-on abnehmen.
Begriffe, die auf dieser Seite vorkommen
- E-Rechnung
- Eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, die eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
- Sonstige Rechnung
- Jede Rechnung, die keine E-Rechnung ist: Papierrechnung, PDF-Rechnung, Scan oder Bilddatei.
- XRechnung
- Ein deutsches E-Rechnungsformat, das die Rechnung als reinen XML-Datensatz überträgt.
- ZUGFeRD
- Ein hybrides E-Rechnungsformat: eine PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz. Maßgeblich ist der Datensatz.
- EN 16931
- Die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Ihr muss das Format einer E-Rechnung entsprechen.
- Kleinbetragsrechnung
- Eine Rechnung bis 250 Euro brutto. Sie darf dauerhaft als sonstige Rechnung ausgestellt werden.
- EDI-Verfahren
- Elektronischer Datenaustausch zwischen Geschäftspartnern nach einem vereinbarten Format. Bis Ende 2027 auch zulässig, wenn das Format nicht der EN 16931 entspricht.
- Revisionssichere Archivierung
- Aufbewahrung von Dokumenten so, dass sie vollständig, unverändert und während der gesamten Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben.
Fragen zur E-Rechnung mit SAP Business One
Ab wann müssen wir E-Rechnungen versenden?
Das hängt vom Umsatz des Vorjahres ab. Bei mehr als 800.000 Euro ab dem 1. Januar 2027, sonst ab dem 1. Januar 2028. Empfangen müssen Sie E-Rechnungen schon seit dem 1. Januar 2025. Die Pflicht gilt für Rechnungen an Unternehmen, die wie Sie im Inland ansässig sind.
Reicht es, Rechnungen als PDF per E-Mail zu verschicken?
Nein. Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Sie ist nur noch während der Übergangsfrist zulässig und nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine E-Rechnung braucht einen strukturierten Datensatz, etwa als XRechnung oder ZUGFeRD.
Kann SAP Business One XRechnung und ZUGFeRD erzeugen?
Die deutsche Lokalisierung von SAP Business One bringt Funktionen für XRechnung und ZUGFeRD mit. Alternativ erzeugt und versendet PDFMailer Belege in beiden Formaten. Welcher Weg für Ihr Release, Ihre Rechnungslayouts und Ihr Volumen passt, klären wir im Beratungsgespräch.
Wie verarbeiten wir eingehende E-Rechnungen in SAP Business One?
Mit B1ECM Invoice, der Rechnungseingangsverarbeitung der init consulting AG. Eingangsrechnungen werden verschlagwortet, über einen Workflow geprüft und freigegeben, in SAP Business One gebucht und in ELO archiviert. Einzelheiten auf der Seite Dokumentenmanagement B1ECM.
Wie lange und in welcher Form müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?
Acht Jahre, im Originalformat. Archiviert wird der Datensatz, nicht nur eine PDF-Ansicht. Er muss über die gesamte Frist vollständig, unverändert und lesbar bleiben. Ein revisionssicheres Archiv wie ELO stellt das sicher.
Was passiert, wenn eine E-Rechnung Fehler enthält?
Das kommt auf den Fehler an. Ist das Format falsch, gilt die Datei nicht als E-Rechnung, und der Empfänger muss eine korrekte nachfordern. Verstößt sie nur gegen eine Geschäftsregel, bleibt sie grundsätzlich eine E-Rechnung. Fehlen Pflichtangaben, ist der Vorsteuerabzug des Empfängers betroffen, bis eine berichtigte E-Rechnung vorliegt.
Wir arbeiten noch nicht mit SAP Business One. Lohnt sich die E-Rechnung als Anlass?
Für viele Unternehmen ist die E-Rechnung der Punkt, an dem ein altes Warenwirtschafts- oder Buchhaltungssystem nicht mehr mithält. Ob ein Wechsel auf SAP Business One für Sie sinnvoll ist, klären wir im Beratungsgespräch. Die Kostenfaktoren stehen auf der Seite Preise und Kosten.
Wer betreut uns nach der Umstellung?
Dieselbe Mannschaft, die eingeführt hat. Die init consulting AG bietet Ticket-Support, eine telefonische Hotline und Remote-Zugriff sowie Wartung und Versionswechsel. Zum Support
Klären Sie Ihre E-Rechnung im Beratungsgespräch
Bringen Sie eine typische Ausgangsrechnung, eine Eingangsrechnung und Ihr SAP-Business-One-Release mit. Wir sagen Ihnen, welche Stufe für Sie gilt, was Ihr System schon kann und welche Bausteine fehlen.
Direkter Kontakt
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