XRechnung, die elektronische E-Rechnung, mit SAP Business One
Seit dem 27. November 2020 ist die XRechnung (Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in elektronischer Form) vorgeschrieben und digital bei der "Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes" (ZRE) einzureichen – Ausnahmen gibt es nur wenige, beispielsweise der „Direktauftrag“ (Auftragswert bis 1.000€, ohne USt.) oder verteidigungs- und sicherheitsspezifische Aufträge, die der Geheimhaltung unterliegen.
„Rechnungsstellung in elektronischer Form“ bedeutet, dass die öffentlichen Auftraggeber nur noch elektronische Rechnungen akzeptieren.
E-Rechnung (z.B. PDF)
Grundsätzlich ist jede Rechnung, die elektronisch versandt wird, eine E-Rechnung, also eine papierlose Rechnung. Das können Rechnungs-Datensätze oder auch Bilddateien sein. Meist erhalten Sie diese Dokumente als E-Mail oder Download aus einem Portal. Sicher laden Sie sich so bereits Telefonrechnungen Ihres Kommunikationsanbieters herunter, denn diese Branche gehört zu einer der ersten, welche elektronische Rechnungen erstellte.
Welche elektronischen Rechnungsformate gibt es?
- Die XRechnung basiert auf dem XML-Format und liefert alle Rechnungsinformationen in einem strukturierten Datenformat. Die XRechnung kann daher ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.
- Das ZUGFeRD-Format ist eine hybride Lösung: Sie liefert die Rechnungsinformationen einerseits als strukturierte XML-Daten und andererseits das Rechnungsbild im PDF-Format. Auch bei diesem Format können die Informationen ohne Zwischenschritte oder Medienbrüche automatisch und elektronisch verarbeitet werden.
Das ZUGFeRD Format wird gemäß der E-Rechnungs-Verordnung von Unternehmen auch als Austauschformat anerkannt.
Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen müssen zwingend auch elektronisch verarbeitet und archiviert werden. Ein Medienbruch, d. h. zum Beispiel das Ausdrucken von E-Rechnungen zur Archivierung, darf nicht vorgenommen werden. Da XRechnungen und Rechnungen im ZUGFeRD-Format der Papierrechnung gleichgestellt sind, gilt auch hier die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.
Dokumentenmanagementsysteme wie B1ECM unterstützen bei der rechtssicheren Archivierung von Rechnungen und stellen sicher, dass Rechnungen über die Aufbewahrungsfrist hinweg nicht verändert werden können.
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