Formulare und Berichte in SAP Business One: Belege im eigenen Layout, Zahlen auf Abruf
Rechnung, Angebot und Lieferschein in Ihrem Layout, Auswertungen direkt aus dem System. SAP Business One bringt dafür Crystal Reports, Abfragen und auf SAP HANA eigene Analysewerkzeuge mit.
Wo der Standard aufwendig wird, ergänzt die init consulting AG den Coresuite Designer AI. Im Beratungsgespräch klären wir, welches Werkzeug zu Ihren Belegen und Berichten passt.
Formulare und Berichte in SAP Business One: welche Werkzeuge es gibt
Formulare sind die Belege, die SAP Business One ausgibt – Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Rechnung. Berichte sind Auswertungen der Daten im System, von der einfachen Liste bis zum Kennzahlen-Cockpit.
Für Belegvorlagen und formatierte Berichte nutzt SAP Business One SAP Crystal Reports. Vorlagen werden im Report and Layout Manager importiert und lassen sich als Standard für einzelne Benutzer oder Geschäftspartner festlegen. Listen und Auswertungen ohne aufwendiges Layout entstehen mit dem Query-Assistenten und dem Query-Generator. Läuft das System auf SAP HANA, ergänzen Excel Report, Interactive Analysis und Dashboards das Reporting.
Wer Belegvorlagen ohne Crystal-Reports-Kenntnisse pflegen will, ergänzt den Coresuite Designer AI aus dem Coresuite Country Package. Welche Kombination für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, klären wir im Beratungsgespräch.
- Kernsystem
- SAP Business One
- Belegvorlagen im Standard
- SAP Crystal Reports, Print Layout Designer
- Verwaltung der Vorlagen
- Report and Layout Manager
- Listen und Abfragen
- Query-Assistent, Query-Generator, Query Manager
- Analysen auf SAP HANA
- Excel Report, Interactive Analysis, Dashboards, Kennzahlen
- Erweiterung für Belege
- Coresuite Designer AI (Coresystems AG)
- Datenbank
- SAP HANA oder Microsoft SQL Server
- Betrieb
- Cloud oder On-Premise
- Partnerstatus
- SAP Gold Partner seit 2006
Alle Angaben mit Quellenangabe: Faktenseite Formulare und Berichte in SAP Business One
Wo Belege und Berichte im Alltag Zeit kosten
Diese Muster hören wir in Gesprächen mit Unternehmen häufig. Sie sind kein Beleg dafür, dass es bei Ihnen so ist – aber ein guter Prüfpunkt.
Eine neue Bankverbindung auf der Rechnung wird zum Projekt
Das Rechnungslayout kann im Haus niemand ändern. Jede Anpassung an Logo, Fußzeile oder Zahlungsbedingungen läuft über ein Ticket – und wartet.
Der Monatsbericht entsteht in Excel
Umsätze, offene Posten und Lagerwerte werden exportiert, kopiert und von Hand zusammengeführt. Bis der Bericht fertig ist, sind die Zahlen schon nicht mehr aktuell.
Jede Abteilung rechnet mit ihrer eigenen Liste
Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung ziehen dieselbe Kennzahl aus unterschiedlichen Exporten. In der Besprechung wird dann über die Zahl diskutiert statt über die Entscheidung.
Layouts lassen sich nicht mitnehmen
Vorlagen, die direkt im System gebaut wurden, bleiben dort. Bei einem neuen Mandanten, einer Testdatenbank oder einem Systemwechsel fängt die Arbeit von vorn an.
Belege und Berichte mit Bordmitteln von SAP Business One
Die folgenden Werkzeuge gehören zu SAP Business One. Welches davon für eine Aufgabe das richtige ist, hängt davon ab, ob ein gedrucktes Dokument, eine Liste oder eine Analyse entstehen soll.
Belegvorlagen mit SAP Crystal Reports
Angebot, Auftrag, Lieferschein und Rechnung werden in SAP Crystal Reports gestaltet und in SAP Business One importiert. Crystal Reports ist auch das Werkzeug für komplexe, vollständig formatierte Berichte.
Report and Layout Manager
Hier werden Vorlagen importiert und verwaltet. Ein Layout wird für sämtliche oder ausgewählte Benutzer zur Vorgabe und kann an bestimmte Geschäftspartner gebunden werden – etwa ein eigenes Rechnungslayout für einen Großkunden.
Print Layout Designer
Der ältere Layout-Editor arbeitet direkt im System. Seine Vorlagen bleiben in dem System, in dem sie entstanden sind. Für neue Vorlagen setzen wir deshalb auf Crystal Reports.
Query-Assistent und Query-Generator
Der Query-Assistent führt Schritt für Schritt zu einer Abfrage und eignet sich für Anwender ohne SQL-Erfahrung. Mit dem Query-Generator entsteht die Abfrage auf einer Maske – schneller, wenn Grundkenntnisse in SQL vorhanden sind.
Query Manager
Gespeicherte Abfragen liegen als Benutzerabfragen nach Kategorien geordnet im Query Manager. So findet jede Abteilung ihre Listen wieder, statt sie jedes Mal neu zu bauen.
Formatierte Suchen und Warnungen
Eine Abfrage kann ein Feld im Beleg automatisch füllen – als benutzerdefinierter Wert. Außerdem lassen sich mit Abfragen eigene Warnungen und Genehmigungsverfahren für Bedingungen anlegen, die die vordefinierten Warnungen nicht abdecken.
Die Beschreibungen folgen den Schulungsunterlagen der SAP SE zu SAP Business One und einem Fachbeitrag in der SAP Community. Quellen im Einzelnen auf der Faktenseite.
ERP-Reporting ohne Export: Auswertungen in der Version für SAP HANA
Läuft SAP Business One auf SAP HANA, stehen zusätzliche Analysewerkzeuge zur Verfügung. Sie greifen auf die Sichten der semantischen Schicht zu – Modelle der operativen Daten, die in der Datenbank bereitliegen.
Berichte und Ad-hoc-Analysen
Für Fragen, die sich nicht mit einer festen Liste beantworten lassen
- Excel Report: Berichte auf Basis der semantischen Schicht erstellen, in Echtzeit
- Interactive Analysis: Ad-hoc-Analysen auf denselben Sichten
Dashboards und Kennzahlen
Für den laufenden Blick auf den Stand des Unternehmens
- Pervasive Dashboards: aufgebaut aus einer vordefinierten Abfrage oder einer Calculation View
- Erweiterte Dashboards: mit mehreren Seiten
- Kennzahlen (KPIs): zeigen eine Messgröße, an der sich der Stand jederzeit ablesen lässt
Voraussetzung ist die Version von SAP Business One für SAP HANA; die Analysefunktionen werden je Mandant initialisiert. Was ein Wechsel von Microsoft SQL Server auf SAP HANA bedeutet, steht auf der Seite SAP HANA.
Welches Werkzeug für welche Aufgabe?
Eine erste Zuordnung. Die endgültige Entscheidung hängt an Ihren Belegen, der Datenbank und daran, wer die Vorlagen künftig pflegen soll.
| Aufgabe | Werkzeug | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Rechnung oder Angebot im eigenen Layout | SAP Crystal Reports oder Coresuite Designer AI | Standard bzw. Zusatzprodukt |
| Eigenes Layout für einen Kunden | Report and Layout Manager, Verknüpfung mit dem Geschäftspartner | Standard |
| Liste offener Aufträge | Query-Assistent oder Query-Generator | Standard |
| Feld im Beleg automatisch füllen | Formatierte Suche | Standard |
| Auf eine Bedingung hinweisen | Benutzerdefinierte Warnung | Standard |
| Formatierter Bericht mit Gruppen und Summen | SAP Crystal Reports | Standard |
| Ad-hoc-Analyse | Interactive Analysis | Version für SAP HANA |
| Kennzahlen im Cockpit | Dashboards und KPIs | Version für SAP HANA |
Coresuite Designer AI: Belegvorlagen für SAP Business One im Browser
Der Coresuite Designer AI ist die aktuelle Fassung des Coresuite Designers und Teil des Coresuite Country Package der Coresystems AG. Vorlagen entstehen im Browser – wahlweise aus einer Beschreibung in normaler Sprache.
Vorlagen gestalten
- Vorlagen im Browser anlegen, bearbeiten und migrieren
- aus einer kurzen Beschreibung entsteht ein vollständiger Vorlagenentwurf
- Korrekturen als Satz formulieren statt im Editor suchen
Vorlagen betreiben
- ein Layout für alle Marketingbelege
- Standardlayout und eigene Anpassungen getrennt, Updates überschreiben nichts
- nutzbar im Fat Client und im Web Client
Bestehende Vorlagen
- Vorlagen aus dem bisherigen Coresuite Designer werden ins neue Format überführt
- Druckvorlagen lassen sich über den B1ECM Coresuite Connector mit dem Dokumentenmanagement verbinden
Module im Paket
- Designer AI – Belegvorlagen
- Enterprise Search
- Accounting
- Customize
- Framework – Grundlage für eigene Add-ons
Wann sich der Designer AI lohnt
Wenn Belegvorlagen häufig angepasst werden, mehrere Mandanten oder Sprachen zu pflegen sind oder im Haus niemand mit Crystal Reports arbeiten soll. Reicht eine einmal eingerichtete Vorlage, genügt oft der Standard.
Der Coresuite Designer AI arbeitet in der Cloud und setzt eine bestehende SAP-Business-One-Installation voraus. Zur Broschüre: Coresuite Country Package – effiziente Projekte mit SAP Business One (PDF). Die Broschüre beschreibt einen älteren Produktstand.
Vom Beratungsgespräch zu Belegen und Berichten, die Sie selbst pflegen
Die init consulting AG übernimmt Beratung, Umsetzung, Schulung und Support aus einem Haus.
Beratungsgespräch
Sie zeigen uns die Belege und Berichte, die heute Aufwand verursachen. Wir ordnen ein, was der Standard leistet und wo eine Erweiterung sinnvoll wäre.
Bestandsaufnahme
Welche Vorlagen gibt es, wer pflegt sie, welche Auswertungen entstehen heute außerhalb des Systems? Daraus ergibt sich, welche Vorlagen neu gebaut und welche übernommen werden.
Konzept und Angebot
Sie erhalten ein Angebot mit Aufwand und gegebenenfalls Lizenzen. Die Entscheidung zwischen Crystal Reports und Coresuite Designer AI fällt hier.
Umsetzung und Test
Vorlagen, Abfragen und Auswertungen werden eingerichtet und mit echten Belegen geprüft, bevor sie produktiv gehen.
Schulung und Betrieb
Schulungen finden am Hauptsitz Kösching oder remote statt, auch zum Coresuite Layout Designer. Danach bleiben wir Ansprechpartner: Ticket-Support, Hotline, Remote-Zugriff und Versionswechsel.
Was die Werkzeuge nicht leisten
Diese Punkte beantworten wir lieber hier als im Erstgespräch.
Abfragen sind keine Druckvorlagen
Query-Assistent und Query-Generator liefern Listen. Für komplexe, vollständig formatierte Berichte und Belegvorlagen ist Crystal Reports das vorgesehene Werkzeug.
Die Analysewerkzeuge brauchen SAP HANA
Excel Report, Interactive Analysis und die Dashboards gehören zur Version für SAP HANA. Auf Microsoft SQL Server stehen sie nicht zur Verfügung.
Print-Layout-Designer-Vorlagen bleiben im System
Ein Export in andere Systeme ist nicht vorgesehen. Wer Vorlagen zwischen Mandanten oder Testsystemen austauschen will, baut sie in Crystal Reports oder im Coresuite Designer AI.
Coresuite ist ein Zusatzprodukt
Das Coresuite Country Package gehört nicht zum Standard von SAP Business One und verursacht eigene Lizenzkosten. Der Designer AI arbeitet in der Cloud; das gehört in Ihre Datenschutzprüfung.
Kein Data Warehouse
Die Werkzeuge werten die Daten in SAP Business One aus. Wer Daten aus mehreren Systemen zusammenführen und über Jahre historisieren will, braucht eine eigene BI-Lösung.
Ein KI-Assistent ersetzt kein Berichtswerkzeug
Der KI-Assistent init-AI liefert Antworten als Momentaufnahme aus dem laufenden System. Auswertungen über Zeitreihen und Versionsstände bleiben Aufgabe eines Berichtswerkzeugs.
Begriffe, die auf dieser Seite vorkommen
- Belegvorlage
- Das Layout, mit dem SAP Business One einen Beleg wie Angebot, Lieferschein oder Rechnung druckt oder ausgibt. Auch Drucklayout oder Formular genannt.
- SAP Crystal Reports
- Berichtswerkzeug der SAP SE. In SAP Business One zuständig für Belegvorlagen und Berichte mit festem Layout.
- Print Layout Designer
- Der ältere, im System eingebaute Layout-Editor von SAP Business One.
- Benutzerabfrage
- Eine gespeicherte Abfrage, die Anwender über den Query Manager wieder aufrufen.
- Formatierte Suche
- Eine Abfrage hinter einem Feld, die den Feldinhalt automatisch vorschlägt oder einträgt.
Was Unternehmen zu Formularen und Berichten in SAP Business One wissen wollen
Können wir unsere Rechnungs- und Angebotslayouts selbst anpassen?
Ja, mit dem passenden Werkzeug. Vorlagen in SAP Crystal Reports verlangen Einarbeitung; der Coresuite Designer AI nimmt Änderungen auch als Beschreibung in normaler Sprache entgegen. Wer die Vorlagen künftig pflegt, ist eine der ersten Fragen im Beratungsgespräch.
Brauchen wir Coresuite, oder reicht Crystal Reports?
Für Belege, die einmal eingerichtet und selten geändert werden, reicht oft Crystal Reports im Standard. Der Coresuite Designer AI lohnt sich, wenn Vorlagen häufig angepasst, für mehrere Mandanten gepflegt oder ohne Crystal-Reports-Kenntnisse bearbeitet werden sollen. Er ist ein Zusatzprodukt mit eigener Lizenz.
Was ist der Unterschied zwischen Crystal Reports und dem Print Layout Designer?
Der Print Layout Designer ist der ältere Editor und arbeitet direkt in SAP Business One; seine Vorlagen lassen sich nicht in ein anderes System exportieren. Eine Crystal-Reports-Vorlage entsteht dagegen außerhalb von SAP Business One, wird eingespielt und lässt sich so auch in einem zweiten Mandanten verwenden. Für Berichte mit Gruppen und Summen ist ohnehin Crystal Reports gefragt.
Können wir in SAP Business One eigene Berichte ohne Programmierung erstellen?
Ja. Mit dem Query-Assistenten klicken sich Anwender ohne SQL-Kenntnisse zu ihrer Liste. Gespeicherte Abfragen stehen im Query Manager allen berechtigten Anwendern zur Verfügung. Für Analysen über mehrere Dimensionen gibt es in der Version für SAP HANA die Interactive Analysis.
Welche Auswertungen gibt es nur mit SAP HANA?
Die Analysewerkzeuge: Excel Report, Interactive Analysis sowie die Dashboards mit Kennzahlen. Ihre Datengrundlage stellt nur die HANA-Datenbank bereit. Belegvorlagen mit Crystal Reports und Abfragen funktionieren auch mit Microsoft SQL Server.
Lassen sich bestehende Vorlagen übernehmen?
Das hängt an der Herkunft. Vorlagen aus SAP Crystal Reports werden importiert, Vorlagen aus dem bisherigen Coresuite Designer überführt der Designer AI ins neue Format. Vorlagen aus dem Print Layout Designer oder aus einem anderen ERP-System werden in der Regel neu aufgebaut.
Was kostet die Anpassung eines Belegs?
Das hängt am Beleg: Ein neues Logo und eine geänderte Fußzeile sind etwas anderes als eine Rechnung mit Zusatzfeldern, Staffelpreisen und mehrsprachigen Texten. Wir schätzen den Aufwand, nachdem wir die Vorlagen gesehen haben. Die Kosten für SAP Business One selbst stehen auf der Seite Preise und Kosten.
Wer betreut uns nach der Umsetzung?
Dieselbe Mannschaft, die umgesetzt hat. Die init consulting AG bietet Ticket-Support, eine telefonische Hotline und Remote-Zugriff sowie laufende Wartung und Versionswechsel. Zum Support
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Bringen Sie eine aktuelle Rechnung mit, Ihren wichtigsten Monatsbericht und die Liste der Auswertungen, die heute in Excel entstehen. Wir zeigen Ihnen, was SAP Business One im Standard abdeckt und wo eine Erweiterung den Aufwand senkt.
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