Projektmanagement

ProjectManagement für SAP Business One

Diese Erweiterung für SAP Business One ist eine integrierte, kostengünstige Projektmanagement-und -fakturierungslösung, die speziell für die Anforderungen kleiner und mittelständischer Dienstleistungsunternehmen wie Softwarehäuser, Engineeringunternehmen , Mediaagenturen und anderen projektorientierten Firmen konzipiert wurde.

Die Projektmanagementlösung bildet unter einheitlicher Benutzeroberfläche den kompletten Workflow ab, von der Planung über Dateneingabe, Freigabe, Rechnungsstellung bis hin zur Finanzanalyse. Die autorisierten Benutzer haben alle Informationen im aktuellen Zugriff und können auf dieser Grundlage für ihren Bereich fundierte Entscheidungen treffen. Bei aller Komplexität ist die Projektmanagementlösung benutzerfreundlich und kostengünstig.

Alle Projekt-Daten im direkten Zugriff : Basierend auf einer umfassenden Stammdaten-Verwaltung mit Mitarbeitern, Artikeln, Verträgen etc. werden Projekte geplant, kalkuliert und angeboten, Projektstände aktualisert, verwaltet, abgerechnet und schließlich gebucht. Darüber hinaus ermöglicht das System dem autorisierten Benutzer von jeder Stelle des Programmes aus direkten Zugriff auf die verbundenen Informationen. So gestattet ProjectManagement for SAP Business One beispielsweise von einer Rechnung in den Projektvertrag zu springen, um die entstandenen Kosten unmittelbar nachzuvollziehen und die beteiligten Mitarbeiter zu ermitteln.

Effiziente Kalkulation und Angebotswesen: Mit dem Akquiseprojekt fängt es an: ProjectManagement gestattet Vorkalkulationen unter Rückgriff auf Ressourcenpools, Mitarbeiter,Artikel und Reisekosten. Auf Knopfdruck werden sie in ein Angebot umgewandelt, das im Rahmen der CRM-Funktionalität im Opportunitymanagement weiterverarbeitet wird. Beispielsweise können Angebote mit Auftragswahrscheinlichkeiten gewichtet oder mit Aktivitäten verknüpft werden.

Projekt-Planung mit Phasenstruktur : Ist der Auftrag erteilt, wird die Planung verifiziert: ProjectManagement ermöglicht die Anlage verschiedener Planungsversionen wie Angebotsplanung, freigegebene Angebotsplanung, Erstplanung und laufende Planung, was beispielsweise für die Berechnung unfertiger
Arbeiten nach internationaler Rechnungslegung benötigt wird. In der jeweiligen Planungsversion kann der Anwender eine Grobplanungohne Auswahl spezieller Ressourcen oder eine Feinplanung unter Verwendung von Ressourcenpools oder Mitarbeitern durchführen.Komplexe Projekte lassen sich strukturieren, indem der Projektleiter die Phasen in beliebige Hierarchieebenen unterteilt.

Flexible Anpassung, grafisch unterstützt: ProjectManagement ermöglicht alternativ eine grafi sche GANTTPlanung.Mit Hilfe der drag & drop-Funktion werden Projektvariantenschnell und einfach durchgespielt, indem geplante Ressourcen in eine andere Zeitschiene oder in eine andere Projektphase bewegt
werden. Im GANTT-Diagramm sind Projektphasen und Überplanungen einzelner Mitarbeiter sehr übersichtlich durch entsprechende Farbgebung gekennzeichnet.

Datenaustausch mit MS Project: Die bidirektionale Verbindung zu MS Project ermöglicht Phasenstrukturen,Planwerte und Ressourcen jederzeit über eine definierbareImport-/Exportschnittstelle abzugleichen. Zusätzlich können die Ist-Werte aus der Leistungserfassung mit nach MS Project übergeben werden.

Phasenbezogener Einkauf: ProjectManagement for SAP Business One unterstützt den gesamten phasenbezogenen Einkaufsprozess – vom Einholen der Angebote bei unterschiedlichen Lieferanten bis hin zur Buchung der Wareneingangsrechnung. Bereits erfasste Projektleistungen freier Mitarbeiter können bei der Prüfung der Eingangsrechnung abgeglichen werden.

Präzise, projektbezogene Leistungserfassung: Mitarbeiter können ihre Projektzeiten stundenweise oder unter Angabe der genauen Anfangs- und Endzeiten präzise auf die fürsie freigeschalteten Projekte erfassen. Haben sie keinen Zugriff auf das Standard-System oder den Web Client, können auch speziellautorisierte Personen die Stundenerfassung für diese Mitarbeiter übernehmen. Die Stundeneingabe ist einfach und berücksichtigt verschiedene Arbeitszeitmodelle, Arbeitszeitregeln und Betriebskalender mit länderspezifi schen Feiertagen, die den jeweiligen Mitarbeitern zugeordnet sind. Auch im Projekt angefallene Materialkosten werden nach den vereinbaren Kriterien dem jeweiligen Projekt zugeordnet. Die Rückmeldung von noch benötigten Stunden bzw. Fertigmeldung je Arbeitspaket unterstützt den Projekleiter bei der laufenden
Planung.

Punktgenaue Abrechnung, Reisekosten inklusive: Die von den Mitarbeitern erfassten Ist-Daten werden dem Projektleiter zur Freigabe angeboten. Dieser entscheidet durch seine Freigabe letztendlich, welche der erbrachten Leistungen bzw. gelieferten Artikel oder angefallenen Reisekosten an den Kunden fakturiert werden. Ein
Abrechnungsassistent unterstützt den Auswerter bei der Rechnungserstellung, die entsprechend der Auswahl zum Stichtag, periodisch, nach Meilensteinen, nach Aufwand oder zum Festpreis, etc. durchgeführt werden kann. Per Knopfdruck werden die Daten in die Buchhaltung
übergeben und ein entsprechender Offener Posten gegenüber dem Kunden generiert. Die erfassten Reisekosten der Mitarbeiter können nach der buchhalterischen Kontrolle übergeben werden, um sie im Rahmen eines Zahllaufes an die Mitarbeiter zu erstatten.

Leistungsverrechnung – intern – extern: Über die klassische Rechnungsstellung an Kunden hinaus ermöglicht ProjectManagement interne und externe Leistungsverrechnung: Per Knopfdruck kann eine Verrechnung von Leistungen und Reisekosten zwischen internen Profi tcentern bzw. zwischen eigenständigen
Unternehmenseinheiten, die zu einem Konzern oder einer Unternehmensgruppe gehören, durchgeführt werden.

Jederzeit Überblick über Finanzen und Ressourcen: Zu jedem Zeitpunkt sind alle Daten zum einzelnen Projekt oder zu allen laufenden oder geplanten Projekten und den jeweils geplanten oder im Einsatz befindlichen Ressourcen verfügbar. ProjectManagement stellt auf Knopfdruck frei konfi gurierbare Berichte im gewünschten Layout zusammen. Dazu gehören unter anderem Fertigstellungsgrade,
Deckungsbeitragsrechnung, Projekt-Umsatz, Mitarbeiter-Stunden, Vergleich Sollstunden zu aktuellen Stunden, Restvolumen u.v.m. Für die jeweiligen Berichte ist ein entsprechendes Berechtigungskonzept einzurichten, damit sensible Informationen auch nur bestimmten
Personengruppen zur Verfügung stehen.

Der Web Client: Der Web Client hat neben der ortsunabhängigen Leistungs- und Reisekostenerfassungeine weitere Funktion: Hier liegen alle Informationen,die zu einem Kunden gehören z.B. Kontaktpersonen, Verkaufsbelege wie z.B. Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften und sogar die zugehörige Zahlungsinformation aus der Buchhaltung etc. zeit- und
ortsunabhängig vor. Der Web Cient ist besonders praktisch für Vertriebs- oder Projektmitarbeiter, um vor Ort beim Kunden schnell auf bestimmte Informationen zuzugreifen oder z.B. den Tätigkeitsnachweis dem Kunden direkt zur Unterschrift vorzulegen.

Das Support Desk : Diese Funktion bietet dem Supportmanager die Möglichkeit z.B. Software-Produkte mit Modulen und Versionen zu verwalten. Anfragen oder Verbesserungsvorschläge seitens der Kunden (sogenannte Support oder Hotline-Tickets) werden im Support Desk des Web Clients erfasst, priorisiert, mit Kommentaren versehen und bis zum Abschluss verfolgt. Die Bearbeitungszeit der Support-Tickets wird ticketbezogen im Web Client erfasst. Da es die gleiche Erfassung wie bei den Projektzeiten ist, kann optional später eine Abrechnung je Anfrage oder auf die Bearbeitungszeit bezogen erfolgen. Die Eingabe neuer Support-Anfragenbzw. die Verfolgung der Bearbeitungsstände kann vom Kunden über ein Portal selber erfolgen.
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