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Datenarchivierung mit SAP Business One
- Archivierung SAP Business One
Das Thema GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) gem. §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) ist in aller Munde.
Das Bundesministerium für Finanzen schreibt seit 01.01.2002 verpflichtend vor, dass sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden müssen.
Dies betrifft nicht nur die Einsicht in Aufzeichnungen, Geschäftsbücher und sonstige Geschäftspapiere, sondern alle steuerlich relevanten Unterlagen, die ein Unternehmen digital empfängt oder verschickt, hiermit gemeint sind – also auch steuerrelevante E-Mails. Und die machen heutzutage in mittelständischen Unternehmen immerhin 60-70% der gesamten Kommunikation aus.
Die Ergänzungslösung von SAP Business One Archiv.One ermöglicht diese GDPdU-konforme Archivierung.
Datenarchivierung
Das Ziel der Datenarchivierung für SAP Business One ist die GDPdU-konforme Archivierung „originär digital erzeugter Unterlagen“ nach den Vorschriften der §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) für die Datenträgerüberlassung auf externe Datenträger. Zum Leistungsumfang gehören außerdem eine Reihe von Standardanalysen (Lücken-, Rabatt-,Größenklassenanalysen etc.), die erfahrungsgemäß bei jeder steuerlichen Außenprüfung durchgeführt werden.
Belegarchivierung
Die Belegarchivierung für SAP Business One wurde konzipiert, um die papierintensiven Abläufe kostengünstig und damit wirtschaftlich zu gestalten. Sie ist in der Unternehmenslösung für klein und mittelständische Unternehmenslösung SAP Business One so integriert, dass dort entstehende Belege (z.B. Angebote, Rechnungen) parallel zum Druck automatisch indexiert, verschlagwortet und im Archiv abgelegt werden. Während der Belegbearbeitung kann sich der Anwender die bereits archivierten Belege ohne Programmwechsel direkt in der ERP Lösung SAP Business One anzeigen lassen. Suchkriterien sind Belegindexe wie Dokumententyp und -art, Adresse, Belegnummer, Schlagworte (Volltext), Datumseingrenzungen etc. Für die Archivierung weiterer, nicht in SAP Business One erzeugter Belege wie Word-/Excel-Dokumente, ein- und ausgehende E-Mails und Faxe etc. sowie für Eingangsbelege, die in Papierform eingehen und mittels Scanner digitalisiert werden, stehen Erweiterungsmodule zur Verfügung.
E-Mail-Archivierung
Die E-Mail-Archivierung für MS-Outlook orientiert sich an den Postfächern je Arbeitsplatz sowie an den E-Mail-Adressen der Geschäfts- und Ansprechpartner aus der ERP-Software SAP Business One. Zu diesen Adressen werden ein- und ausgehende E-Mails und deren Anhänge archiviert. Eine Statusabfrage liefert pro SAP-Arbeitsplatz eine Übersicht über archivierte, gesperrte und noch zu archivierende bzw. nicht zuzuordnende Mails.
Leistungsmerkmale Datenarchivierung
Basislizenz
- Ablage der Dokumente binär direkt in der Datenbank
- Schnittstelle zu SAP Business One
- Datenarchivierung gemäß GDPdU
- Archivierung zur Datenträgerüberlassung in auswertbarem Format
- Erstellen von Prüf-CD’s
Arbeitsplatzlizenz
- Voreinstellung der automatischen Indizierung (Verschlagwortung, Volltext) für Ausgangsbelege von SAP Business One
- Ausschluss häufig wiederkehrender Wörter, z. B. der, die, das, und, oder, usw.
- Bestimmung der Wortlänge(Minimum, Maximum)
- Sortierung
- Groß-/Kleinschreibung
- Autom. Archivierung d. Ausgangsbelege aus SAP Business One
- E-Mail-Versand aus B0-Belegen beim Archivieren
- Beleg-Viewer
- Wahlweise Listenansicht oder Baumstruktur
- Suche: freie Suche, ähnlich der Suchmaschinen im Internet mit Fragmenten, einem und mehreren Begriffen
- Stichwortsuche / Volltextsuche / Indexsuche (Dokumententyp und -art, Belegnummer,
- Adresse, bis zu 5 frei definierbare Benutzerfelder)
- Zeitraumeingrenzung
erweiterte Arbeitsplatzlizenz
Erweiterung der Arbeitsplatzlizenz um folgende Funktionen und Merkmale:
- Konfiguration der Indexierung (Belegtyp, Belegart, bis zu 5 freie Benutzerfelder)
- Einscannen und Archivieren von Eingangsbelegen mit Verschlagwortung und OCR-Texterkennung
- automatische Indexierungsvorschlag gescannter Belege aus WE-Beleg des B0-Systems (Adresse, Belegnummer etc.)
- Versand/Weiterleitung der digitalisierten Belege via E-Mail aus dem Scanmodus heraus
- zus. Ablageformate: PDF, TIF, JPG, BMP, WAV, AVI
- automatische Zuordnung gescannter Belege bei Erfassung mit ScanCode
- Archivierung für Faxe, Word-Dokumente, EXCEL und weitere via Druckausgabe
- frei definierbare SQL-Schnittstelle zu weiteren Adressquellen (Fremddatenschnittstelle)
E-Mail-Archivierung
- automatische Archivierung von Ein- und Ausgangsmails incl.der Anhänge aus MS-Outlook
- automatische Zuordnung der Geschäftspartner-Adresse
- Ausschlussmöglichkeit zu ignorierender E-Mail-Adressen
Recherche-Arbeitsplatz
- Beleg-Viewer ausschließlich zur Suche und Ansicht von Belegen
Mobiles Archiv
- Export archivierter Dokumente
- Speicherung auf externe Datenträger (USB-Stick, CD, etc.)
- Ansicht zuvor exportierter Archivbelege z.B. auf Laptop
Archivbuchen für DATEV
(nur in Verbindung mit erweiterter Arbeitsplatzlizenz)
- erweiterte Erfassungsmaske z.B. für Eingangsrechnungen
- Konvertierung der Buchungsdaten in DATEV- bzw. Novaline-Format
- Export von Daten + Dokumenten
- DATEV- bzw. Novaline-Daten bereitstellen
- Datenabgleich für Retouren aus „mobilem Archivbuchen“
mobiles „Archivbuchen“
(nur in Verbindung mit Archivbuchen)
- Dokumenten-Anzeige mit Erfassung von Buchungsdaten für DATEV
- DATEV- bzw. Novaline-Daten bereitstellen
E-Billing
(Voraussetzung für den Einsatz: E-Mail-Archivierung, Signatur-Software von Mentana-Claimsoft AG)
- qualifizierte elektronische Signatur z.B. für Ausgangsbelege per E-Mail
- Signierung und Verifizierung pro Belegart einstellbar
- automatische Archivierung des signierten verifizierten Beleges
- automatischer E-Mail-Versand der Belege
