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GDPdU konforme Datenarchivierung mit SAP Business One
Das Thema GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) gem. §§ 146 und 147 der Abgabenordnung (AO) ist in aller Munde.
Das Bundesministerium für Finanzen schreibt seit 01.01.2002 verpflichtend vor, dass sämtliche steuerrelevanten Daten maschinell auswertbar zur Verfügung gestellt werden müssen.
Die Lösung
Die Ergänzungslösung von SAP Business One Archiv.One ermöglicht eine GDPdU-konforme Archivierung.
Zum Leistungsumfang gehören neben der Beleg- und E-Mail Archivierung eine Reihe von Standardanalysen (Lücken-, Rabatt-, Größenklassenanalysen etc.), die erfahrungsgemäß bei jeder steuerlichen Außenprüfung durchgeführt werden.
Die Belegarchivierung für SAP Business One wurde konzipiert, um die papierintensiven Abläufe kostengünstig und damit wirtschaftlich zu gestalten. Sie ist in die Warenwirtschaft Business One so integriert, dass dort entstehende Belege (z.B. Angebote, Rechnungen) parallel zum Druck automatisch indexiert, verschlagwortet und im Archiv abgelegt werden. Während der Belegbearbeitung kann sich der Anwender die bereits archivierten Belege ohne Programmwechsel direkt in der SAP-Anwendung Business One anzeigen lassen. Suchkriterien sind Belegindexe wie Dokumententyp und -art, Adresse, Belegnummer, Schlagworte (Volltext), Datumseingrenzungen etc.
Für die Archivierung weiterer, nicht in Business One erzeugter Belege wie Word-/Excel-Dokumente, ein- und ausgehende E-Mails und Faxe etc. sowie für Eingangsbelege, die in Papierform eingehen und mittels Scanner digitalisiert werden, stehen Erweiterungsmodule zur Verfügung.
Die E-Mail-Archivierung für MS-Outlook orientiert sich an den Postfächern je Arbeitsplatz sowie an den E-Mail-Adres-sen der Geschäfts- und Ansprechpartner aus Business One. Zu diesen Adressen werden ein- und ausgehende E-Mails und deren Anhänge archiviert. Eine Statusabfrage liefert pro Arbeitsplatz eine Übersicht über archivierte, gesperrte und noch zu archivierende bzw. nicht zuzuordnende Mails.
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LB BP INIT Archiv One stand10 07
